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Erfassung und Verteilung

Die Digitalisierung von Dokumenten kann Unternehmen unterstützen, die sich Herausforderungen durch einen begrenzten Aufbewahrungsplatz papierbasierter Dokumente stellen müssen. Die Umstellung auf papierlose Workflows mit sofortigem elektronischen Zugriff und Integrierung automatisierter Routenregeln kann dabei helfen, Verschwendungen zu beseitigen und dabei Zeit und Kosten zu sparen. Die OCR-Funktion (Optische Zeichenerkennung) steigert den Wert noch mehr durch die Umwandlung gescannter Dokumente in komplett durchsuchbaren elektronischen Text, der bearbeitet und in Archivformat gespeichert oder verteilt und indexiert werden kann.

Dokumenten- und Inhaltsverwaltung

Zeitaufwändige, routinemäßige manuelle Dokumentprozesse können durch die Anpassung automatischer Workflows noch besser optimiert werden. Gescannte Dokumente können automatisiert mit Metadaten direkt zu einem zentralen Repository oder zur Cloud hinzugefügt werden. Außerdem muss sich der Zugriff und Abruf bestimmter Informationen an bzw. von einem Mobilgerät oder intelligenten Multifunktionsgeräten innerhalb einer sicheren und robusten Umgebung befinden.

Sicherheit und Ausgabe

Wenn ein Multifunktionssystem mit Funktionen für den sicheren Zugriff per PIN oder RFID-Karte programmiert wird, lassen sich Verluste von vertraulichen Daten verhindern – Verluste die für jedes Unternehmen kostspielig und risikoreich sein können. Wenn Ausgaberichtlinien wie Pull-Druck-Funktionen durchgesetzt werden, können Druckaufträge nur nach einer physischen Aktion durch einen Benutzer ausgelöst werden, wodurch ungewollte Ausdrucke verhindert, Verschleiß eingeschränkt und Kosten gespart werden.

Mobilität und BYOD

Die mobilen Mitarbeiter von heute können nun unterwegs per WLAN mit jedem Laptop, Tablet oder Smartphone drucken. Diese Notwendigkeit des On-Demand-Zugriffs hat zur Folge, dass intelligente Systeme Funktionen zum unkomplizierten und sicheren Drucken mit Mobilgeräten bieten müssen.

Geräte- und Vertragsmanagement

Ein Tool für das Gerätemanagement kann für vollständige Transparenz hinsichtlich der Druckaktivitäten sorgen und somit bei einer proaktiveren Verwaltung von Seitenpreiserträgen der OKI Partner helfen. Weitere Effizienzoptimierungen werden durch die Echtzeit-Überwachung der Gerätenutzung, des Tonerverbrauchs, der Energieversorgung sowie mit Service- und Wartungsmeldungen möglich, die allesamt die Verhinderung von Ausfallzeiten zum Ziel haben.

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