今回の更改の経緯を、落合氏は、次のように話します。「本学では基本的に10年を目安として電話設備の更改を実施していますが、今回は他の設備や予算編成との兼ね合いで、約16年ぶりとなりました。経年で設備が老朽化したことに加えて、近年働き方や電話のあり方も変わって来ましたので、時代の変化に適応できる音声基盤の刷新を目指しました」。

既存電話設備の課題および更改のポイントについて、江田氏は、こう述べます。「本学全体で1日あたり約3,000呼の外線着信があります。とくに附属病院では緊急通報など電話が重要な役割を担う一方、セールスや勧誘、いたずらなどの迷惑電話で業務が妨げられる事態が各所で見受けられました。さらに、既設の電話設備には着信番号が事前に表示されるナンバーディスプレイや通話録音などの機能は実装されておらず、個別に外付け装置で対応していました。今回の更改では、こうした電話機能の向上とともに、機器集約による運用のシンプル化も目指しました」。

同学は2022年4月に入札を実施。同年6月、過去2回に渡って既設構築の実績があるOKIクロステックがパートナーに選定されました。落合氏は、選定の理由を次のように述べます。「電話設備は万が一、障害が発生すると大学や病院の業務に多大な影響を及ぼします。計画立案から機器の選定、工事計画や切り替えはもちろん、その後の運用においても長年の実績があり、本学内の状況も熟知しているOKIクロステックにお願いすることが最適と考えました」。

電話交換機（IP-PBX）には、長年培った高い信頼性・堅牢性、多彩な機能性を継承し、多様化するワークスタイルに柔軟に対応するDX時代のコミュニケーションシステム、OKI「DISCOVERY neo2」を選定。センターに4架、遠方の棟屋にIP-LTUを24台配備し、固定電話機約2,300台を制御するとともに、7つの中継台により63セットのナースコール装置と連動。約70台の小型電話交換機と、ビハインド接続しています。また、敷地内の建物にはPHS基地局が約900設置され、PHS電話機が3,700台運用されています。そして今回、同学のニーズに応える付帯設備として発着信履歴サーバー、一斉同報サーバー、課金装置、迷惑電話防止サーバー、通話録音装置、録音告知ガイダンス装置が採用されました。

大学や病院、研究施設が点在する広大な敷地における電話設備の全面的な更改に向けた施工計画は、OKIクロステックとの間で綿密に協議が行われました。そのポイントを、菊川氏は次のように話します。「とくに病院は年中無休、24時間業務です。救急救命センターもあり、電話の停止時間は最小限であることが求められます。まずはOKIクロステックとともに現地調査を行い、図面と現状の差異を一つずつ、確認しました。その後、施設ごとの配線や機器入れ替えなどの工事計画をOKIクロステックから提案してもらい、各施設の業務状況と照らし合わせながら確定していきました」。

工事はある程度、停止時間が確保できる箇所から先行して実施し、順調に進捗。江田氏は、「工事実施に関しては現場の了承を得る必要があるため、現地に赴いて説明し、電話停止時間について理解いただき、日程を調整しました。OKIクロステックにはこうした準備段階から一緒に動いていただき、非常に心強かったです」と語ります。

その後、最大の山場となる回線切り替えが、2022年12月29日の23時より実施されました。救急指定病院であるため、重要な外部回線の停止時間は5分以内、ナースコール連動（PHSを含む）の停止時間は1時間以内。さらに同院は地域医療を担うため、翌朝の7時には工事を完了し、8時より通常業務できることが目標です。OKIクロステックでは作業手順や当日の移動ルート、セキュリティエリアなどを実際の現場で事前シミュレーションした上で、総勢35名体制で本番に臨みました。

こうした準備が功を奏し、切り替え工事本番はスムーズに進捗。計画通り、深夜23時から朝7時までの8時間で、新基盤への切り替えが無事、完了しました。江田氏は「切り替え時には各施設を巡回しての通電確認作業が大変でしたが、事前にしっかり準備していたことで何事もなく計画通り完了し、安心しました」。