Soluciones de OKI para departamentos de recursos humanos

Los profesionales de recursos humanos necesitan adaptarse a gran variedad de tendencias de trabajo. 

Desde la formación y el desarrollo empresarial hasta el aumento de los volúmenes de trabajo remotos de datos críticos o confidenciales, la seguridad de los flujos de trabajo documentales es un elemento crucial para recopilar, gestionar, acceder, procesar, almacenar y distribuir documentos empresariales y datos de empleados de forma eficaz y eficiente.

Desafíos principales

• Los equipos de recursos humanos deben enfrentarse a procesos de contratación que llevan mucho tiempo, gestionar las tareas incorporación y otras tareas con gran cantidad de documentos que requieren una gestión eficiente
• El volumen de documentos entrantes sigue creciendo, por lo que es necesario poder acceder a todos los documentos de forma rápida y seguir gestionando de forma efectiva documentos en papel que pueden ocupar un valioso espacio
• Deben tomarse medidas de administración de documentos empresariales para gestionar información confidencial, personal y crítica, ya que las empresas deben cerciorarse de que los documentos se almacenen de forma segura, pero se pueda seguir accediendo a ellos bajo demanda
• La responsabilidad social corporativa requiere que la organización reduzca el derroche y el consumo de energía

OKI puede ayudarle a mejorar su empresa

Agilice los procesos de contratación de personal y de socialización organizativa

Con las nuevas soluciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los departamentos de recursos humanos pueden convertir los archivos entrantes en documentos electrónicos con opción de búsqueda seguros. 

Las soluciones integradas de OKI mejoran el flujo de trabajo documental, lo que permite capturar de forma electrónica currículos, cartas, referencias y otros documentos esenciales para los procesos de contratación de personal y de incorporación. 

El archivado automático, la clasificación y la distribución a almacenamiento en la nube o local reducen el tiempo de administración, aumenta la productividad y ahorra costes.

Elimine la necesidad de disponer de almacenamiento físico y mantenga el control de los datos

Los departamentos de recursos humanos que manejan gran cantidad de documentos deben lidiar con la gestión de contratos, transacciones y formularios de bajas laborales, que deben procesarse y almacenarse para poder acceder a ellos de forma segura. 

La introducción de un repositorio de documentos electrónico centralizado ahorra tiempo y costes de almacenamiento al hacer los documentos digitales accesibles desde cualquier dispositivo. La gestión de derechos de usuario (lectura/escritura) protege la seguridad de los documentos mediante el control de acceso. Las interacciones digitales realizan seguimientos de las ediciones, ayudan en las aprobaciones y mejoran la colaboración y los tiempos de respuesta.

El cifrado de PDF protege los documentos almacenados en servidores locales o en la nube.

 Acceso seguro a documentos confidenciales

Los equipos MFP de OKI cuentan con seguridad integrada para proteger información confidencial. 

Disponen de una función de impresión cifrada segura para proteger la impresión y autenticación de acceso de usuario con objeto de garantizar la total confidencialidad de los documentos, cumpliendo así con las políticas de administración de documentos empresariales.

La posibilidad de acceso a un repositorio de documentos directamente desde los equipos MFP inteligentes de OKI facilita la impresión bajo demanda y garantiza que los empleados puedan imprimir los formularios, manuales y otras plantillas clave más recientes según sea necesario, por lo que se reducen las comunicaciones masivas y el riesgo de acceder a documentos obsoletos o que no sean válidos.

Garantice la responsabilidad social corporativa e impulse iniciativas respetuosas con el medio ambiente

Todas las organizaciones tienen el deber de reducir el impacto medioambiental en la medida de lo posible. 

Las aplicaciones para impresoras ecológicas incluidas en numerosos dispositivos OKI, como el modo de suspensión profunda o apagado automático, ahorran energía. 

El uso de la impresión a doble cara monocromo como opción predeterminada y la apuesta por Smart Managed Document Solutions de OKI contribuyen a supervisar y controlar el consumo, por lo que se reducen los costes de funcionamiento. 

Resumen de ventajas

• Las soluciones Smart Solutions de OKI ofrecen flujos de trabajo y almacenamiento electrónico con opción de búsqueda seguros, lo que agiliza y facilita la gestión de los procesos de contratación de personal y de incorporación
• La gestión de documentos y contenidos ahorra tiempo y costes de almacenamiento, mejora la colaboración y los tiempos de respuesta y permite a los usuarios acceder a documentos electrónicos desde cualquier dispositivo
• Los derechos de acceso a dispositivos/documentos protegen la información confidencial y garantizan el cumplimiento de los procesos de prácticas recomendadas, así como de los requisitos de documentos empresariales
• La configuración ecológica de la impresora y las soluciones de gestión de documentos aumentan el control, reducen los costes de funcionamiento y contribuyen a obtener la CSR y a ganar reputación medioambiental

Solicitar una consulta

Si necesita obtener más información o si desea concertar una cita con uno de nuestros expertos, no dude en ponerse en contacto con nosotros.