Офисные решения от OKI

Современное рабочее место непрерывно развивается под влиянием ИТ-инноваций. 

Треть компаний активно планирует использование цифровых технологий [IDC, 2015 год]. 

Действительно, многие компании уже используют эффективные процессы оцифровки документов и другие автоматизированные бизнес-процессы, чтобы повышать продуктивность сотрудников и предоставлять защищенный доступ к документам в любое время и в любом месте, при этом сокращая расходы.

Ключевые проблемы

• Бумажный документооборот слишком ненадежен для организаций с несколькими объектами, но преобразование бумажных документов в электронные может стать сложной задачей. На обработку документов вручную тратится слишком много времени, и расходы на их хранение возрастают
• Компании знают об угрозах для безопасности печати, но не у всех есть достаточно ресурсов, средств или знаний, чтобы решить эту проблему. Соблюдение отраслевых норм может представлять сложности. Безопасная оцифровка и передача документов по сети часто требует много усилий
• В связи с распространением удаленной работы и использованием личных устройств (BYOD) компании должны предоставлять сотрудникам возможности безопасной печати с личных и принадлежащих компании смартфонов, планшетов и ноутбуков
• Мониторинг и контроль устройств печати отнимает много времени и усилий. Неисправности не легко обнаружить, и устройства могут простаивать, когда заканчиваются расходные материалы, что приводит к трате времени и денег

Как OKI может помочь Вам в развитии бизнеса

Оптимизация и управление документооборотом

Предлагая подходящее оборудование для преобразования и интеграции бумажных документов в электронный документооборот, офисные решения от OKI позволяют динамичным компаниям и рабочим группам оцифровывать и индексировать документы, находить нужные данные и распределять их по факсу и электронной почте или через общие сетевые папки, облачные хранилища и системы управления контентом. 

Возможность отслеживать взаимодействие, правки и версии оптимизирует совместную работу, время ответа и получение одобрения. 

Оцифровка бумажных документов и преобразование входящих файлов в форматы с возможностью поиска (например, PDF/A) позволяет сэкономить расходы на хранение и обеспечивает долгосрочное хранение электронных документов. 

Минимальные риски с безопасным документооборотом и средой печати

Компания OKI может помочь организациям установить политики обработки документов и печати с помощью превентивного мониторинга и управления безопасностью печати. 

Благодаря аутентификации пользователя с помощью PIN-кода или интеллектуальной карты и решению для печати по запросу можно управлять доступом к документам и не допустить ситуаций, когда конфиденциальные документы остаются без присмотра в принтерах или МФУ.

Кроме того, избегая печати ненужных документов, можно значительно сократить расходы.

С помощью PDF-шифрования можно защитить документы, хранящиеся на локальных и облачных серверах и гарантировать использование лучших методов и соблюдение правительственных и отраслевых нормативных требований.

 Широкие возможности и продуктивная удаленная работа

Компании должны предоставить быстрый доступ к документам, приложениям и бизнес-инструментам не только сотрудникам в офисе, но и растущему числу мобильных сотрудников. 

Совместимые с мобильными устройствами и облачными приложениям, умные принтеры и МФУ от OKI с интегрированными решениями предоставляют самые широкие возможности.

Специалистам больше не нужно находиться в офисе для обмена документами. 

Благодаря хранению и индексированию файлов на центральном сервере или в облачном хранилище сотрудники, работающие удаленно или в разных частях организации, могут получать быстрый доступ к актуальному контенту для печати по запросу в любом месте, что позволяет экономить на распределении документов.

Управление печатью и контроль бюджета

Обычно у компаний нет времени на отслеживание ненужной печати и решение проблем, связанных с неожиданными неисправностями или закончившимися расходными материалами. 

Поддерживая компании любого размера, OKI предлагает эффективные решения по управлению устройствами и контрактами, которые позволят контролировать печать на отдельных устройствах и по всей сети.

Благодаря автоматическому управлению расходными материалами, отчетам и удаленному онлайн-мониторингу организации могут оценивать производительность, более эффективно управлять устройствами и не тратить лишнее время на устранение неисправностей и заказ новых расходных материалов. 

Отчеты по анализу тенденций позволяют точно прогнозировать расходы и планировать их заранее.

Обзор преимуществ

• Повышение эффективности и продуктивности работы с помощью перехода на безбумажный документооборот путем сканирования и отправки документов в различные места и сокращение времени ответа благодаря более быстрой совместной работе с использованием экономичных централизованных хранилищ
• Контроль безопасности, соблюдение нормативных требований и защита конфиденциальных документов
• Возможности безопасной печати из другого офиса или из-за пределов офиса для мобильных сотрудников
• Мониторинг и контроль устройств, отслеживание использования и экономия времени благодаря автоматическому управлению расходными материалами, отчетам, уведомлениям о неисправностях и служебным оповещениям  

Отправить запрос на консультацию