設計図書の電子化の法的要件とは？電子化した図面の有効活用には現場から参照できるクラウドサービスおすすめ

設計図書の電子化の方法が十分理解できないという方もいるのではないでしょうか？今回は、設計図書の電子化の法的要件についてまとめたので、電子化の方法にお悩みの方ぜひ確認してみてください。また、電子化した書類を有効活用する方法についてもご紹介します。

設計図書とは？

設計図書とは、設計者の意図を施工者に伝えるための書類の総称です。建築に関わるさまざまな種類が含まれますが、代表的なのは「建築物の構造・配置・機能などをまとめた図面」と「材質・品質・施工方法などをまとめた仕様書」の2つです。建築の工程や材料、作業内容などの情報が網羅されているため、工事費の見積を算出する積算業務でも活用されます。

また、設計図書は施工後15年間の保存が義務付けられており、保存せずに廃棄したり紛失したりすると、30万円以下の罰金に課せられます。かつては紙による作成・保存が必須で、この作業に多大なコストがかかっていましたが、2005年に施工された「e-文書法」で電子データでの対応が可能になり、以降は、設計図書の電子化が進められるようになりました。

設計図書の電子化の法的要件とは？

設計図書の電子化は認められているものの、「作成・保存の法的要件が複雑なので今も紙のまま......」という方もいるかもしれません。そこで、ここでは設計図書の電子化の法的要件についてご紹介します。

2023年にJIIMA公益社団法人「日本文書情報マネジメント協会 ガイドライン検討会」が発表した「建築設計業務における設計図書の電磁的記録による作成と保存のガイドライン」によると、作成から保存までの要件は以下のように定められています。

このほか制度変更の背景や法定要件のポイントについては以下の資料に記載されているので、より詳しく知りたいという方は参考にしてみてください。

参考：JIIMA公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会 ガイドライン検討会 「建築設計業務における設計図書の電磁的記録による作成と保存のガイドライン」(2023年11月1日)

なお、電子化した設計図書を現場で有効活用したいという場合は、タブレットなどで書類を参照できるクラウドサービスがおすすめです。特に紙の図面は大きくかさばるので、図面を共有・活用するのに適したツールの導入を検討するのもよいでしょう。このようなツールを導入することで、現場での書類の参照・閲覧・共有を効率化することができます。

まとめ

2005年の「e-文書法」以降、設計図書の電子化はどんどんシンプルになっています。電子化の法的要件がわからないという方は、ぜひ今回ご紹介した内容を参考にしてみてください。また、電子化した設計図書は使い方によっては現場で有効活用できます。興味をお持ちの方は、ぜひTerioCloudの詳細も確認してみてください。

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