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Captura e distribuição

A digitalização de documentos pode ajudar as empresas que enfrentam desafios de espaço de armazenamento físico limitado. A conversão para fluxos de trabalho sem papel com acesso eletrónico instantâneo e a implementação de regras de reencaminhamento automatizadas podem ajudar a eliminar o desperdício, poupando em tempo e em custos. O reconhecimento ótico de caracteres (OCR) acrescenta valor, convertendo os documentos digitalizados em texto eletrónico totalmente pesquisável, que pode ser editado e guardado num formato arquivável ou distribuído e indexado.

Gestão de documentos e conteúdos

Os processos documentais manuais e morosos podem ser simplificados através da personalização de fluxos de trabalho automáticos. Os utilizadores exigem, normalmente, digitalizar com metadados adicionados diretamente a um repositório central ou para a nuvem. Adicionalmente, o acesso e consulta de informações específicas de ou para um dispositivo móvel ou MFP Smart têm de ser realizados num ambiente seguro e robusto.

Segurança e acessos

A programação de um MFP com acesso seguro, como um PIN ou cartão de identificação, pode evitar a perda de informações confidenciais, o que pode ser dispendioso e ser considerado um grande risco para qualquer organização. Ao implementar políticas de produção, como pull-printing, os trabalhos de impressão só podem ser autorizados através da ação física de um utilizador, evitando assim impressões indesejadas e limitando o desperdício.

Mobilidade e BYOD

As atuais equipas de trabalho em constante mobilidade podem agora imprimir sem fios e em qualquer local a partir de um computador portátil, de um tablet ou de um smartphone. Esta necessidade de um acesso on demand implica que os equipamentos Smart têm de proporcionar uma funcionalidade para imprimir com segurança e facilidade a partir de um dispositivo móvel.

Gestão de equipamentos e contratos

Uma ferramenta de gestão de equipamentos pode fornecer total visibilidade da atividade de impressão e ajudar a gerir contratos e acordos com parceiros de forma mais pró-ativa. É possível melhorar ainda mais a eficiência através de monitorização em tempo real da utilização do equipamento, do consumo de toner, dos níveis de energia, das notificações de assistência e dos alertas de manutenção - tudo com o objetivo de eliminar o tempo de inatividade.

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