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ビジネスホンとは? 「転送」ってなに?スマートフォンにも転送できる?

「転送」ってなに?スマートフォンにも転送できる?

「電話機を使って、相手と会話でコミュニケーションをはかる」ことが目的のビジネスホンですが、次のような時には、"他の社員に電話に出て欲しい、他の電話機で電話を受けたい"と思われることが多々あると思います。

  • お客様からチームの代表番号に着信を受けたが、担当は近くに座っている同じチームの社員である。
  • 社員から内線で問い合わせを受けたが、担当者は少し離れた場所に座っている。
  • チーム員が全員外出してしまう。お客様からの着信を、スマートフォンで受けたい。

多機能電話機「MKT/ARCシリーズ」

これらは、ビジネスホンの代表的な機能である「保留」と「転送(自動転送)」で解決できます。このページでは、ビジネスホン「CrosCore2」と、その多機能電話機「MKT/ARCシリーズ」を例に、保留と転送の基本的な利用方法と、スマートフォン・携帯電話での活用方法もご紹介します。

保留と転送の基本的な使い方

保留ボタンの位置

保留機能は、通話相手に一時お待ちいただく場合に使います。例えばお客様からの外線を受け、他の社員に通話を引き継ぎたいときに、電話機の「保留」ボタンを押します。このときお客様には、メロディが流れ、自分の受話器には内線発信音"ツーツーツー"が流れます。

次に、社員Aさんに通話を引き継ぐための「転送」の方法をご説明します。

Aさんが近くに座っているときの転送方法

オートダイヤルボタンの外線1を押す

保留の状態で「Aさん、○○社の△△様から外線1番にお電話です」と呼びかけ、受話器を置きます。Aさんは点滅しているオートダイヤルボタン(外線1)を押すと、お客様と会話ができる状態になります。

Aさんが少し離れた場所に座っているときの転送方法

内線番号表の例とフラッシュボタンの位置

保留の状態で内線番号表を確認し、Aさんの内線番号をダイヤルします。Aさんが電話に出たら用件を伝え、電話機の「フラッシュ」ボタンを押すと、Aさんはそのままお客様と会話ができる状態になります。

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もっと便利に!不在時には自動転送を活用しましょう

チーム員が全員外出している場合や、手が離せないときもあると思います。このような時には自動転送を設定しておくことで、かかってきた電話を自動的に他の電話機やスマートフォンに転送することができます。不在時でも安心ですし、在席者の取り次ぎも減らして業務に集中できます。

ここでは、自動転送の例を3つご紹介します。

外線自動転送

外線自動転送のイメージ

外線からの着信を受けたときに、あらかじめ登録している電話機(他の内線電話機や、スマートフォンの外線番号)を呼び出します。この機能を多機能電話機のオートダイヤルボタンに登録しておけば、外出する際にはボタンを押すだけで転送機能ONに切り替えられます。曜日・時間帯でON/OFFを自動的に切り替えることもできます。

無応答転送

無応答転送のイメージ

外線/内線からの着信を受けたときに、応答せずに一定時間が経過すると、あらかじめ登録している電話機(他の内線電話機や、スマートフォンの外線番号)を呼び出します。着信後に転送するまでの時間はあらかじめ設定しておきます(初期値30秒、最大180秒)。

話中転送

話中転送のイメージ

自席で通話中に外線/内線からの着信を受けたときに、あらかじめ登録している内線電話機を呼び出します。

ビジネスホンの「転送」には、ここではご紹介しきれない多くの機能が用意されています。皆さまの業務形態に会った機能をお選びいただけますので、詳しくは販売店にご相談ください。なお、転送せずに留守番電話(ボイスメール)で録音し、後で内容を確認することもできますが、留守番電話については別の機会にご紹介します。

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外出先から、転送の設定を変えたいときには?

女性イラスト

日々忙しいビジネスマン。突然の外出や帰社が予定よりも遅れるケースがあると思います。このような時のためにビジネスホン「CrosCore2」では"スマートフォンリモコン"という機能をご用意しています。

これを使うことで、オフィスの電話機の設定内容を(例えば転送のON/OFFや転送先の設定/登録、留守番設定、着信拒否など)、外出先のスマートフォンのブラウザー画面から簡単に変更できます。ぜひご活用ください。

スマートフォンリモコンで外出先から設定変更

ビジネスホン「CrosCore2」カタログ郵送/PDFダウンロード:お申し込みはこちら

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