Riešenia OKI pre finančné oddelenia


Office-Finance

Pokiaľ ide o spravovanie pracovných tokov, finančné oddelenia pracujúce s veľkými množstvami dokumentov čelia zložitým výzvam. 


Objem tlačených účtovných dokumentov a výkazov neustále narastá, kvôli čomu sa existujúce stávajú príliš pomalými a začínajú predstavovať bezpečnostné riziko.


Tímy pracujú stále rýchlejšie, a preto potrebujú rýchle riešenia, ktoré zefektívňujú záznam, uchovávanie, správu a výstup dokumentov a zvyšujú produktivitu, pričom zároveň musia vyhovovať príslušným predpisom a spĺňať bezpečnostné požiadavky.

Hlavné zadanie

  • Manuálne a časovo náročné spracovávanie pohľadávok vyžaduje automatizáciu, aby sa zvýšila efektivita, produktivita a minimalizovali chyby.
  • Spracovávanie tlačených faktúr a iných záväzkových dokumentov môže byť príliš finančne a časovo náročné, pričom môže mať zároveň negatívny vplyv na vzťahy s klientmi a dodávateľmi.
  • Na to, aby dokumenty (či už papierové alebo elektronické) spĺňali požiadavky príslušných predpisov, musia sa zabezpečene uchovávať v rámci centrálnej lokality na zaistenie jednoduchého prístupu iba pre oprávnené osoby.

Ako môže spoločnosť OKI pomôcť vášmu podnikaniu

Automatizujte svoj proces spracovávania pohľadávok a zvýšte efektivitu pracovného toku

Nesprávne automatizované procesy spracovávania pohľadávok môžu vytvárať oneskorenia a negatívne vplývať na ziskovosť. 


Faktúry a listy na predtlačených formulároch taktiež zvyšujú náklady. 


Ovládač tlačiarne dodávaný spolu s inteligentnými tlačiarňami a multifunkčnými zariadeniami OKI tieto problémy rieši, pričom umožňuje výber tej správnej šablóny elektronického „prekrytia“ a preferencií tlačovej úlohy. 


Po odoslaní možno kópie zaevidovať a elektronicky indexovať na zaistenie jednoduchého prístupu, vďaka čomu sa znižujú náklady na fyzické skladovanie a kopírovanie, zvyšuje sa produktivita a zlepšuje sa finančný tok.

Konsolidujte spracovávanie záväzkov, šetrite čas a udržujte dobré vzťahy s dodávateľmi

Mnohé podniky spoliehajú na ručné spracovávanie záväzkov, pri ktorom sa často vyskytujú chyby, čo môže vytvárať oneskorenia a mať negatívny vplyv na vzťahy s dodávateľmi. 


Integrovaný systém správy dokumentov eliminuje potrebu manuálneho zadávania údajov, pričom v kombinácii s inteligentnými multifunkčnými zariadeniami od spoločnosti OKI naskenuje a indexuje tlačené dokumenty, vďaka čomu zvyšuje efektivitu procesov pracovného toku. 


Technológia optického rozpoznávania znakov (OCR) alebo rozpoznávanie čiarových kódov dokáže prepojiť faktúry dodávateľov v systéme správy dokumentov, vďaka čomu sa zjednoduší ich vyhľadávanie a prístup k nim.

 

Digitalizované elektronické dokumenty majú rovnakú platnosť ako tlačené dokumenty, pričom šetria čas a náklady na fyzické uchovávanie.

Udržiavajte dôvernosť finančných údajov a zaistite súlad s predpismi

Ak sa na finančnom oddelení nedodržiavajú správne postupy, dôverné informácie zákazníkov a súlad s predpismi sa dostávajú do ohrozenia. Preto sú zabezpečenie a dôvernosť údajov mimoriadne dôležité.

 

Integrované spôsoby overovania totožnosti od spoločnosti OKI (používateľské meno/heslo, kód PIN alebo karta IC) pomáhajú chrániť dôverný charakter dokumentov regulovaním prístupu k tlačovým zariadeniam.

 

Inteligentné multifunkčná tlačiareň a systémy správy dokumentov od spoločnosti OKI dokážu regulovať prístup používateľov a sledovať ich interakcie, úpravy a verzie, čim sa zlepšuje spolupráca, zvyšuje sa rýchlosť a miera schvaľovania. 


Umožňujú šifrovanie dokumentov PDF na zaistenie ochrany dokumentov uchovávaných na lokálnych alebo cloudových serveroch, pričom podporujú dodržiavanie právnych predpisov a správnych postupov.

Stručný prehľad vašich výhod

  • Portfólio inteligentných multifunkčných zariadení od spoločnosti OKI v kombinácii s našimi systémami správy dokumentov podporujú plne digitálne automatizované pracovné toky, ktoré zvyšujú efektivitu spracovávanie pohľadávok, vďaka čomu vám umožňujú spravovať a riadiť finančné toky vo vašom podniku.
  • Pomocou funkcie skenovania spolu so systémom správy dokumentov možno faktúry spracovať rýchlo a efektívne, čím sa racionalizuje proces spracovávania záväzkov, ušetrí sa čas a zdroje, zníži sa počet nákladných chýb a zlepšia sa vzťahy s dodávateľmi.
  • Možnosť skenovať, uchováva a vyhľadávať dokumenty bezpečne a efektívne zachováva dôverný charakter dokumentov a znižuje bezpečnostné riziká, pričom zároveň maximalizuje produktivitu.

Požiadajte o konzultáciu

Ak potrebujete viac informácií alebo si chcete rezervovať termín u jedného z našich odborníkov, neváhajte a kontaktujte nás.

Spojte sa s OKI

linkedin twitter youtube facebook