Recursos humanos


Los ocupados profesionales de RR. HH. necesitan adaptarse con urgencia a tendencias más eficientes en el lugar de trabajo.

Los flujos de trabajo documental seguros son fundamentales para recopilar datos en forma eficiente, minimizar los errores y almacenar y gestionar de manera segura los documentos corporativos confidenciales.  

Desafíos clave

  • Se requiere eficiencia en procesos con grandes volúmenes de documentos como lo son la contratación y la incorporación de empleados
  • Las bibliotecas de documentos que RR. HH. mantiene siguen creciendo, por lo que el acceso organizado a estos documentos abarca un espacio valioso en las oficinas corporativas
  • Deben tomarse medidas de gobernancia de documentos empresariales para manejar la información confidencial, personal y crítica, ya que las empresas deben cerciorarse de que los documentos se almacenen en forma segura, pero que aun así se pueda acceder a ellos bajo demanda
  • La demanda de responsabilidad social corporativa de su organización busca minimizar el impacto medioambiental

Agilice sus procesos de contratación e incorporación

Mediante el uso del reconocimiento óptico de caracteres (OCR), su departamento de RR. HH. puede convertir los archivos recibidos en documentos protegidos por contraseña que permiten la búsqueda interna. 

Las soluciones integradas de OKI mejoran el flujo de trabajo documental, lo que permite la conversión digital de curriculum vitae, cartas de presentación, postulaciones y otros documentos que son esenciales para los procesos de contratación e incorporación. 

El personal de administración de RR. HH. puede escanear los documentos que se pueden procesar automáticamente para ser clasificados y distribuidos al almacenamiento en la nube local y seguro, lo que le permite aumentar su productividad y disminuir los costos del negocio.

Reduzca el espacio físico destinado al almacenamiento de documentos

Los departamentos de RR. HH. se encargan de una gran cantidad de documentos, desde contratos y formularios de evaluación hasta problemas confidenciales de personal documentados, los que se deben procesar y almacenar en una ubicación segura, y se debe acceder a ellos desde esa ubicación.

Los sistemas de gestión documental centralizados permiten ahorrar tiempo y costos de almacenamiento gracias a la conversión de documentos a formatos digitales disponibles desde cualquier dispositivo. Las herramientas de gestión de derechos de usuario permiten garantizar la seguridad de los documentos a través de la restricción de acceso y, al mismo tiempo, permiten realizar un seguimiento de las ediciones y mejorar la colaboración y los tiempos de respuesta. 

El cifrado de PDF protege los documentos almacenados de forma local o en la nube.

Acceso seguro e impresión de documentos confidenciales

Los MFP de OKI cuentan con características incorporadas de protección de documentos con una función de impresión segura cifrada.  Esto protege la autenticación de acceso de usuarios y la impresión para garantizar la confidencialidad total de los documentos, lo que permite cumplir con las políticas de gobernancia de documentos de la organización.

En algunas ocasiones, Recursos Humanos se encarga de gestionar material muy confidencial, en el que se incluyen las revisiones de rendimiento, la información salarial o los datos relacionados con la información personal de los empleados.  Hay mucho en juego cuando la impresión de estos documentos se realiza en impresoras de acceso público.  Las soluciones de MFP de OKI pueden utilizar una circulación segura de documentos que permite retenerlos en una cola de impresión hasta que esté listo para buscarlos personalmente; esto evita el riesgo de exponer los documentos a miradas indiscretas. 

Ayude a impulsar iniciativas ecológicas corporativas de responsabilidad social

Las empresas tienen la obligación de minimizar su impacto medioambiental siempre que sea posible. 

Muchos dispositivos de OKI tienen aplicaciones y características ecológicas, como nuestros modos de "reposo profundo" y "apagado automático" para ahorrar energía.  

Establecer la impresión monocromática a doble cara como la opción de impresión predeterminada y cambiarse a los servicios de impresión administrada de OKI pueden ayudarlo a supervisar y controlar el consumo y, en consecuencia, reducir los costos de funcionamiento.

Las soluciones de OKI admiten las herramientas de flujo de trabajo y el almacenamiento electrónico seguro con opción de búsqueda, lo que ayuda a que las labores de RR. HH. sean más seguras y tomen menos tiempo:

  • La gestión de documentos y contenidos ahorra tiempo y costos de almacenamiento, mejora la colaboración y los tiempos de respuesta, y permite a los usuarios acceder a documentos electrónicos desde cualquier dispositivo 
  • El cifrado y la circulación segura de documentos, que los retienen hasta que el usuario solicita los archivos, permiten la impresión segura 
  • Las configuraciones ecológicas de la impresora y los servicios administrados permiten la supervisión de impresoras y MFP para disminuir el uso de energía y los costos operativos

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