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GameBank株式会社様 [管理部門編]


[管理部門編] モニター企画で仕事コストのダイエットを体験

今回ITmedia PC USERが実施したOKIデータ「COREFIDO MC883dnwv」モニター企画に当選したのは、スマホゲームの開発、運用を主要な事業とするオンラインゲームパブリッシャーのGameBank株式会社(以下、GameBank)。まさにイマドキのIT企業だ。その先進的なオフィス環境で「COREFIDO」はどう受け止められるのか。実際の使用感を聞いた。


このコンテンツはITmedia PC USERにて平成28年1月13日より掲載されているものです。

COREFIDO MC883dnwvで社内の“無駄”を徹底削減

GameBankで管理部門に在籍する小松さん、斉藤さん、平林さんは、人事から経理、セキュリティーや社内設備のメンテナンスまで、日々幅広い業務を行っている。いわば会社の“何でも屋さん”である3人は、これまで社内のプリント環境に幾つかの不満や不安を抱えていた。


その1つがトラブル時の対応だ。他部署で複合機に不具合が発生すると、まず真っ先に連絡が入るのが管理部門。簡単な紙詰まりや給紙程度なら管理部で対応するものの、その度に自分の業務が中断される。
また、自己解決できない場合はメーカーに連絡して対応するが、保守スタッフの修理を待つ間は無駄なダウンタイムが発生し、業務の生産性が大きく低下してしまう。
「もともと、管理部門以外の社員は、何かトラブルが起きても複合機を開けるという発想がないので、簡単な紙詰まりなどでも対処できず、結局別の場所で印刷する、という風景が見られました。また、私たちで解決できないときは『使わないでください』と張り紙を貼って、保守員を待つのが当たり前でした」と小松さん。
そうした日々の業務の中で小松さんが興味を持ったのがOKIデータの「COREFIDO」ブランドだ。OREFIDOは、LEDヘッドの長寿命を最大限に活かした「5年間無償保証」を大々的に打ち出し、他社製ビジネス複合機では当然のコストとして考えられていた保守費用を大幅に削減。さらに続く第2世代の「COREFIDO2」では定着器ユニット、ベルトユニット、給紙ローラセットなど定期的に交換を必要とするメンテナンス品を無償提供する「メンテナンス品5年間無償提供」で話題を呼んだ。
そして最新の「COREFIDO3」では、「メンテナンスバリアフリー設計」および「クラウドメンテナンスプラットフォーム」という新たなサービスが追加された。詳細は後述するが、この新サービスはいずれもセルフメンテナンスを強力にサポートするための機構・機能である。
いずれにせよ5年間無償保証があるため、トラブル時におけるCOREFIDO2とCOREFIDO3のメンテナンスコストに差はないが、ビジネスシーンにおいては、時間的なコストが金銭的なコストに勝ることは往々にしてある。数時間を浪費してサービスマンの到着を待つよりは、自らただちにトラブルを解消するほうがはるかに効率がよい。
COREFIDO2でも簡易なメンテナンスへのアプローチは行われていた。実際、以前にCOREFIDO2で行った読者モニター企画でも、メンテナンスの容易さを称賛する声は度々耳にした。こうした声を受けて、さらにメンテナンス性に注力したのがCOREFIDO3であり、より積極的に本体の機構として取り入れている。
このように従来のオフィス複合機とは真逆の発想で生まれたCOREFIDO3だが、小松さんの現在の業務に照らし合わせると、その柔軟性こそがまさに適合する複合機に映ったらしく、早速モニター企画に応募したという。
そうはいっても、モニターの期間は2週間ほどなので、実際に深刻なトラブルが起きることはなかったようだ。それでも、先々のことを想定して、実際に中を開けてみたところ、その構造に驚いたという。
小松さんは「本体排紙トレイを開けて、中身のパーツをどんどん取り出してすぐからっぽにできるので、どこで紙詰まりをしているのかすぐに分かるのがいいですね。レイアウトも非常にすっきりしています。これだけ簡単なら管理部に依頼せずに社員が自分たちでやってくれるかも……やってほしい(笑)」と話す。

確かにLED方式のシンプルな内部構造は、今までレーザー方式のページプリンター・複合機を使用していた人にとっては驚きだろう。レーザー方式は、光源をポリゴンミラーで振り分け、レンズで焦点補正をするという手順を踏んでいる。このため、部品点数は多くなり構造が複雑になるうえに、それなりの光学経路も必要とする。
これに対してLED方式は、数千個のLEDを並べたLEDアレイが至近距離から感光体に直接照射するため、プリントヘッドが占有するスペースが非常に小さくて済み、内部のレイアウトに自由度を持たせ、使い勝手を向上することができる。このことはCOREFIDO MC883dnwvの内部を実際にのぞけば分かってもらえるだろう。
LED方式とレーザー方式の違い
本体排紙トレイを開くと、トナーと感光ドラムがフラットに配置されていることが一目で分かる。このように用紙を曲げることなく水平方向に送ることによって、紙詰まり自体が生じ難い構造になっているのだ。もし、紙詰まりが生じた場合でも内部のスペースに余裕があるため、狭い隙間に無理矢理に手を突っ込んでひっかき傷をつくるようなことはない。トナー、感光ドラムとも簡単に取り外して即座に復帰できる。
だが、ここまでは従来のCOREFIDOにも見られた特徴だ。COREFIDO3の「メンテナンスバリアフリー設計」にはもう1つ、小松さんに「社員一人一人が自分たちでトラブルを解決してくれるかも……」という期待を抱かせるだけの機能が存在する。それが「新世代オペパネガイダンス」である。いかに「簡単だ」「分かりやすい」と言っても、それは小松さんのように多少なりと扱いに慣れた人から見た感想であり、OA機器に馴染みのない人にとってはやはり未知の世界だ。しかも相手はゴツい機械で、おまけに部・課共用の備品とあっては、触れるのに少なからずためらいが生じるのは無理もない。
そうした不安を解消するために、MC883dnwvのオペレーションパネルには、トラブルの際に常態復帰するまでの手順が図解やアニメーション付きで表示されるようになっているのだ。

「トラブルの内容に応じて、メンテナンスの手順がアニメーションでタッチパネルに表示されるので迷わずに作業を進められますね。内部を開いた状態でも、パネルの向きが自動的に切り替わるのもよく配慮されていると思います。これならパネルを見ながら作業ができますから、プリンターに慣れていない人でも簡単なトラブルなら対処できるかもしれません。そうなれば、ユーザー側で保守を待つ無駄な時間が減らせますし、管理者側にとっても呼び出されて業務が中断されることもなく、互いにメリットが大きいです。この機能のことは周知していきたいですね」(小松さん)。

ダウンタイムを短縮し、ストレスを感じさせない「セルフメンテナンス」

これまでオフィス向け複合機は高額な保守コストを含み、専門スタッフにトラブル対処をまかせるのが当然と考えられがちだったが、COREFIDO MC883dnwvはメンテナンスバリアフリー設計によって従来の常識を覆してしまった。
この卓越したセルフメンテナンスを実現できたのは、先にも触れたようにLED方式のプリントヘッドによるところが大きい。レーザー方式だと、必要な部品の点数が多いうえに、ミラーのように可動する部位も内在している。複雑な機構であるがゆえに細部の不調がプリントヘッド全体の不調に繋がってしまうのだ。そして、プリントヘッドのトラブルとなればユーザーがおいそれと対処できるはずもなく、おそらくメンテナンスバリアフリーは実現が困難だろう。
その点、LED方式のヘッドは構造自体がシンプルなので故障そのものが発生しにくい。ユーザーでは手の出しづらいコアの部分が頑強であればこそ、COREFIDOの原点である「5年間無償保証」が可能となり、さらには「メンテナンス品5年間無償提供」、「メンテナンスバリアフリー設計」へと展開することができたわけである。
また、今回は問題が発生しなかったことから使用する機会がなかったものの、クラウドを経由して複合機の状況を把握できる「クラウドメンテナンスプラットフォーム」にも小松さんは興味津々の様子。これはその名の通り、クラウドを経由してセルフメンテナンスをサポートするための仕組みであり、「クラウドガイダンス」と「リモートメンテナンスサポート」の2機能を用意している。

まずは「クラウドガイダンス」だが、これはエラーが発生した際にCOREFIDO MC883dnwvをクラウドに接続することにより、クラウド側でCOREFIDO MC883dnwvの状態を検査し、Webブラウザやスマートフォンアプリ(※アプリの追加インストールが必要)で最適な解決方法を通知してくれる機能である。夜間や週末などコールセンターの時間外でもトラブル解消の一助となってくれる。
「新タイトルのリリース前など非常に忙しい時期は、紙詰まりなどの単純なトラブルでも、管理部に知らせずに別のプリンターを使ってすませてしまうスタッフは割と多くて、その結果長時間放置されているということがあります」(小松さん)。

トラブルシューティングにおいては、ユーザーが分からないままに復帰を試みた挙句、症状が悪化してダウンタイムが倍になるケースも間々ある。こうした悲劇を回避するうえでも、クラウドガイダンスは役に立ってくれるはずだ。クラウドガイダンスで検索をし、解決策が見当たらなければ素直にサポートセンターに電話すれば、悲劇の拡大は避けられるだろう。
そのサポートセンターに電話する際に役立つのが「リモートメンテナンスサポート」である。通常だと、サポートセンターのオペレーターに症状を正確に伝えるだけでもそれなりの労苦を要するものだ。
あれやこれやとオペレーターの指示に従って機器を何度も操作して、ようやく症状が判明するころにはかなりの時間を浪費し、多量のストレスを蓄積することとなる。これが「リモートメンテナンスサポート」では、ユーザー側では原因が把握できないようなトラブルであっても、クラウド経由でCOREFIDO MC883dnwvの状態がオペレーターに送られるため、短時間で的確な対処方法を聞くことができる。さらに、事前にユーザーが機器情報の取得に関する同意をしておくことで、オペレーターがリモートで複合機の設定を変更し、問題解決を行うことも可能だ。
メンテナンスバリアフリーとクラウドメンテナンスプラットフォームを併用することで、従来ではサービスマンにまかせきりだったトラブルに対して、ユーザーが柔軟に対応できるようになっている。忙しいオフィスほど、その機能に助けられることだろう。

セキュリティー管理も大幅に向上

そしてもう1つ、人事や経理を担当する斉藤さんと平林さんは、COREFIDO MC883dnwvの導入によってセキュリティー面の不安も払拭されたと語る。

管理部の業務では、雇用契約書からNDA書類まで、閲覧権限が限られる機密書類を扱うことが多い。また、情報管理の徹底が声高に叫ばれる昨今、印刷物の置き忘れはセキュリティー上の課題といえるが、この点についてもCOREFIDO MC883dnwvの導入によって一気に改善されたようだ。
COREFIDO MC883dnwvには「暗号化認証印刷機能」が標準搭載されている。これは文書にパスワードを設定し、操作パネルでこのパスワードを入力したときだけ印刷できるようにするもの。PCからCOREFIDO MC883dnwvへデータを送る前に文書が暗号化されるため、不正アクセスなどによる情報漏えいも防止できる(※MacOSは非対応)。また、今後はICカード認証印刷への対応も予定しており、よりセキュアな印刷環境を手軽に利用できるようになる。
「管理部門で主に使用しているモノクロレーザーでは、PC上で印刷ボタンを押してから(ほかの人に見られないように)急いで取りに行ってたんです。でもOKIさんの複合機ならユーザーごとにきちんと管理されて、タッチパネルでボタンを押してから出力されるので走る必要がなくなりました(笑)」(平林さん)。
「もちろん、他部署も含めて印刷物の置き忘れがないよう徹底はしていますが、どうしても人的ミスによるリスクはつきまといますし、そういう可能性があるというだけでストレスです。COREFIDO MC883dnwvで解消されてホッとしました。今後対応されるというICカード認証印刷ができるようになると一層便利になりますね」(斎藤さん)。

※(編集部注)本稿は2015年12月に実施された取材内容を元にしています。

今回COREFIDO MC883dnwvを体験して、最も活用しているのはスキャン機能と語る小松さん。重要な書類はほぼスキャンしてクラウド上に保存し、紙書類は原本として保存してあるものの、運用上はすべてデータの形で行っているという。

いかにもイマドキのIT企業らしい効率的なやり方といえるが、そうした社内の効率化に率先して取り組む管理部門にとって、メンテナンスコストの削減や、機器の故障によるダウンタイムの短縮を図ることができるCOREFIDO MC883dnwvは、まさにうってつけのビジネスカラーLED複合機といえそうだ。

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