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現在位置:Home > 導入事例 > 2010年 > 海外4拠点を含め全社にビデオ会議システム「Visual Nexus®」を導入


導入事例

2010年12月20日

株式会社東京商会様

海外4拠点を含め全社にビデオ会議システム「Visual Nexus®」を導入
電話・メールでは難しい“意思疎通”が映像コミュニケーションでスムーズに


東京商会様 外観

工業製品に幅広く用いられる合成樹脂や電子材料などの販売を手がける株式会社東京商会様(以下、東京商会様)は、アジアを中心とした海外での事業拡大に伴い、国内外の拠点間における効率的なコミュニケーションを実現する手立てを導入したいと考えていました。

その具体策として、OKIのビデオ会議システム「Visual Nexus®」を採用。定例的な会議だけでなく日常的な打ち合わせなどにも積極活用することで、業務の効率化とともに海外拠点とのリアルタイムな情報共有が可能になり、全社的な一体感が高まりました。


代表取締役社長 五島 歸一 氏

1917年(大正6年)に工業薬品や製紙原料の卸会社として創業した東京商会様は、1954年に現三菱ガス化学株式会社のグループ会社となりました。現在は、エンジニアリングプラスチックの原料・シート・フィルムなどの仕入れ販売を主体とする合成樹脂事業部と、高機能性を備えた電子材料および工業薬品を包括的に取り扱う電材機能製品事業部の2本柱で、国内外に事業を展開しています。

昨今は特に、主要な取引先となる製造業界において生産拠点の海外へのシフトが進んだことから、同社の事業もアジアを中心とした海外でのウエートが高まっています。代表取締役社長の五島歸一氏は、「売上全体に占める海外向けの比率を見ると、10年前は5%程度だったものが、最近は50%を超えるようになりました」と話します。

そこで同社は、東京本社・大阪支店・名古屋支店・福岡営業所の国内4拠点に加え、海外拠点として1997年1月に香港、2006年1月に上海に現地法人を設立しました。さらに2009年10月にソウル、11月には台北に連絡事務所を開設。この両事務所も2010年中には現地法人化して基盤強化を図る予定です。

背景・導入目的

リアルタイムな情報交換の実現手段としてビデオ会議に着目


合成樹脂事業部 担当マネージャー
田中 貴幸 氏

海外でのビジネスが広がれば、現地と連絡を取り合う機会も当然ながら増えていきます。五島氏は、「海外の売上比率が30%を超えた頃から、コミュニケーションの効率化にも意識を向け始めていました」と語ります。

また、海外拠点への出張も多い合成樹脂事業部・担当マネージャーの田中貴幸氏は、従来の課題について、「海外拠点とはメールと電話を併用して打ち合わせするケースが多かったのですが、相手の意図が汲み取れなかったり、急ぎの用件の時になかなか返事がもらえないなど、情報交換がスムーズに行えない状況にありました」と説明します。各拠点とのメールは最低でも1日10数件、電話でのやり取りも1日3~4回はあり、連絡作業にかかる負荷も決して軽くありませんでした。

こうした課題の解決策として着目したのがビデオ会議システムの活用でした。「互いに顔を見ながらリアルタイムに情報をやり取りすることによって、さまざまな業務での効率化が実現できるはずだと考えました」と五島氏はいいます。

製品の総合的な高評価に加え、サポート面の信頼感も決め手に


管理本部 システム担当
左近 貴也 氏

システム導入の検討を開始したのは2009年5月。ちょうどソウル・台北への事務所開設の準備を進めているときでした。

管理本部・システム担当の左近貴也氏は、「ビデオ会議に関する知識がまったくなかったので、まずは1カ月ほどかけて情報収集・分析を徹底的に行いました」と話します。そして、海外拠点でも確実に導入・運用できることを要望の第一に掲げて、ベンダー3社に対して提案を求めました。

製品選定にさほど時間はかからず、2009年7月末には、OKIが提供する「Visual Nexus」の採用が決まりました。この提案は、OKIネットワークインテグレーションの販売パートナーである東芝情報機器株式会社が手がけたものです。

五島氏は、「性能・機能・価格など総合的に高く評価できる提案内容だったことが採用のポイントでした。OKIのショールームで実機のデモも体験し、操作面の不安がないことも確認しました」と話します。また、左近氏は、「東芝情報機器の対応も含めて最も技術レベルが高かったので、運用面のサポートも安心して任せられると思いました」と付け加えます。

システム概要・導入ポイント

海外拠点はインターネット環境からのセキュアな接続を実現


Visual Nexusサーバー

「Visual Nexus」の導入は2009年9月から開始されました。まず、多地点制御機能などを備えた「Visual Nexus Meeting Server」の設置とともに本社および名古屋・大阪支店の3カ所を接続。翌10月には上海、11月にソウルおよび台北、12月に香港と海外の各拠点に展開し、2010年4月に福岡営業所への導入を完了しました。

国内拠点の接続については、既設の社内ネットワーク(VPN)をそのまま利用しました。ただ、「ビデオ会議によるデータ量の増加で万が一のトラブルが発生しないよう、冗長構成にしていたネットワークのバックアップ用回線も常時使用するように設定変更し、帯域に余裕をもたせました」と、左近氏は説明を加えます。

一方、海外の各拠点はインターネット環境からの接続となるため、リモートアクセス用ゲートウェイ(ファイアーウォール)とVPNクライアントソフトウェアを導入して社内ネットワークにつなぎました。

ビデオ会議端末については、人員が多く会議主催の機会も多い本社に大型ディスプレイ利用の専用機(ソニー製の「PCS-XG80」)を2台設置し、他の拠点ではPCでビデオ会議を利用できるソフトウェア「Visual Nexus Endpoint」を採用(各拠点で1ライセンス)しています。

導入効果・今後の展望

海外拠点との「一体感の創造」に確かな手応え

システムの運用開始にあたっては、左近氏がすべての拠点を巡回して、1~2日の事前研修を行いましたが、「専用機のボタン操作は簡単ですし、PCからもログイン後に簡単な操作で会議に参加できるので、現場での混乱はまったくありませんでした」と左近氏はいいます。

そして現在は、毎月の役員会や部長会といった定例会議、各事業部での定期的なミーティング、日々の打ち合わせなど、利用シーンも頻度も大きく広がりを見せています。

田中氏は、「端末画面に最大8カ所の画像が映し出せるので、海外拠点のスタッフとも互いに顔を見ながら情報交換し意思疎通を図ることができるようになりました」と、具体的な利用メリットを掲げます。

また、ビデオ会議の運用開始以降、海外出張の回数が減少し経費削減につながりました。五島氏は、「システム導入の狙いとして経費削減はあまり意識していませんでしたから、当社にとっては副次的な効果といえます」と説明します。そのうえで、一番の導入効果について次のように語ります。「海外拠点では、本社側の動向がなかなか把握できず、日本国内との連携がうまく取れなくなったり、企業としての統制に齟齬を生じたりすることが間々あります。しかし、ビデオ会議を活用して頻繁にやり取りすれば、最新の情報を常に共有でき、国内側と海外側での連携も深まります。私は、今回のシステム導入によって、本社ビルの中に海外4拠点が同居しているような一体感を生み出したいと考えていたのですが、この間の運用でかなりの手応えを掴んでいます」。

PCでの利用環境の整備とともに接続拠点の拡大にも意欲

東京商会様では、海外でのさらなる事業強化に向けて、新たな拠点の開設計画も進めています。そうした拠点の拡充に合わせて、ビデオ会議の接続先も広がっていくことになります。

また、“社長専用”としてPCに「Visual Nexus Endpoint」をインストールして積極活用している五島氏は、「本社では現在、専用機を置いている会議室でなければシステムを利用できないので、各社員のPCで利用できる環境を広げることで利用頻度をさらに高めていく考えです。さらに、三菱ガス化学をはじめとした仕入先との間でも、ビデオ会議の活用メリットを見出せれば、具体的な検討をしていきたいと思っています」と、将来の構想も描いています。

そして、「システムをより有効活用していくため、製品のバージョンアップへの対応も前向きに検討していこうと思います。性能面の向上に加えて、利用シーンの拡大につながるような機能追加にも関心を持っています」と、左近氏はOKIに対する製品強化への期待を語っています。

システム構成図

東京商会様 概要

社名 株式会社 東京商会
本社所在地 東京都千代田区神田駿河台3-6-1
代表者 五島 歸一 代表取締役社長
創立 1917年3月15日
従業員数 99名(2010年10月1日現在)
事業内容 合成樹脂および電材機能製品の仕入れ・販売など
ホームページ http://www.tokyoshokai.co.jp

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