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導入事例

2008年11月11日

東日本電信電話株式会社様

営業研修の出退勤管理を「UBIOS®-LT」で大幅に効率化
携帯電話の簡単操作で、時刻と場所を記録する出退勤管理を実現


NTT東日本様 社屋外観

東日本電信電話株式会社様(以下、NTT東日本様)は、自社サービス・商品等の販売活動を通じてお客様視点やサービスマインドを醸成することを目的に、各支店の若手社員を対象とした「営業研修」を実施しています。しかし、今までは研修生からの出退勤時間の報告手段にFAXを利用していたため、管理者側のデータ集計・管理作業に相当な手間と時間を要していました。

この課題を解決するため、2008年5月に導入されたのが、携帯電話を利用して位置情報とユーザー認証による情報管理が可能なOKIの出退勤管理ASPサービス「UBIOS®(ユビオス)-LT」です。研修生は自身の持つ携帯電話から簡単な操作で出退勤情報を報告でき、また、管理者側からの研修に関する指示メッセージを表示できるようになりました。管理者側は、ペーパレス化に伴う集計スピードアップと指示メッセージ伝達方法の簡易化により、管理作業効率の大幅向上が実現されています。


総務人事部 育成人事担当
主査 蛭間 武久 氏

日本の通信サービスの礎を築いてきたNTTグループの中で、NTT東日本様は北海道から上信越の東日本エリアにおける地域電気通信業務を担っています。

昨今のネットワーク市場は、インターネットの普及とともに高速・大容量データをやり取りするためのブロードバンド化が急速に進展しています。こうした環境変化の中で、同社は、"より高速で快適""安心・安全""いつでもどこでも何にでもつながる"といったキーワードで、「Bフレッツ」に代表される光回線サービスや従来の電話網に代わる「NGN(次世代ネットワーク)」などを提供し、高付加価値なネットワーク環境の創造に力を注いでいます。

一方で、厳しい市場競争を勝ち抜くための経営の効率化・スピード化にも積極的に取り組んでいます。総務人事部育成人事担当主査の蛭間武久氏は、「この取り組みはビジネスの最前線だけではありません。私どもが管轄する研修業務においても、できるだけコストと時間を抑えつつ大きな効果を得られる方法をいろいろと模索しています」と話します。

背景・導入目的

FAXによる出退勤管理に"誤送信"の懸念も浮上

NTT東日本様では、2005年度から、各支店に勤務する入社2年目の若手社員を対象とした「営業研修」を実施しています。首都圏の11カ所(店舗)にそれぞれ数名程度を配置し、1カ月間にわたって自社サービス・商品等の実地販売を行うというもので、2008年度の対象者は総勢約240名(1期間約60名で計4期間)にものぼります。「多様化するお客様のニーズにきちんとお答えし、ご満足いただけるサービスをご提供させていただくためにも、販売現場の最前線でお客様に直接接し、生の声を聞かせていただく経験はとても重要です。今後のビジネス・業務のヒント、個人の成長の糧としてもらいたいと考え、現在の職種に関係なく全員が販売研修を行うこととしました。」と、蛭間氏はその狙いを説明します。

この営業研修において課題となっていたのが、研修生の出退勤管理でした。

過去3年間は、研修生が出勤時に総務人事部にFAXを送信。総務人事部の担当者が受信内容をチェックし、日々の勤務時間をPCに入力して集計し、各研修生が所属する支店部署の上長に報告していました。研修が行われている間、毎朝届く大量のFAXを処理するのは大変な手間で、非効率な作業でした。加えて、FAXの誤送信の可能性もありえることから、情報セキュリティの観点でこの方法を継続することのリスクも懸念され、早期の別方式導入の必要性がありました。

ただ、期間の限られた研修用ということを考えると、大がかりな出退勤管理システムを導入するわけにはいきません。また、販売現場はスペースや通信環境の面でPCを持ち込んで使用できる状況ではありませんでした。

FAXに代わる効率的な手段を模索する中、"理想形"として浮かんだのが、今や誰でも使っているといっても過言ではないほど普及した携帯電話でした。そして、携帯電話を活用した出退勤管理ソリューションを探した結果、NTT東日本様のニーズにずばり合致したのが、OKIの提供する出退勤管理ASPサービス「UBIOS-LT」だったのです。

サービス概要・導入ポイント

機能面に加え「安価で短納期」が採用の決め手に

「UBIOS-LT」は、携帯電話のWebブラウザからOKIが運営管理するUBIOSサイトにログインし、簡単な操作で出退勤の時刻を記録できるソリューションです。携帯電話の位置情報を取得することにより打刻した場所も合わせて記録されます。また、ログイン時のユーザー認証にはID/パスワードだけでなく、携帯電話端末が個々に持つ固有IDも利用できます。蛭間氏は、「携帯電話から打刻する仕組みを利用する場合に最も懸念されるのは、現地以外の場所での打刻やなりすましといった不正な行為です。この点で『UBIOS-LT』は、いつでも、どこでも時刻とその場所を記録することが可能なので安心でした」と、機能面での評価ポイントを述べます。


総務人事部 育成人事担当
山本 尚正 氏

また、1IDにつき月額525円(税込)と安価な利用料であること、さらに短期間でサービスを使い始められることも、採用の大きな決め手となりました。「実は、2008年4月中旬にOKIからプレゼンテーションを受けた時点で、機能やコスト面ではほぼ即決できる内容でしたが、2008年度の営業研修を5月初めからスタートさせる予定だったため、それに合わせてサービス利用を開始できる必要があったのです」と、総務人事部育成人事担当の山本尚正氏は当時の事情を説明します。

ほぼ2週間という"短納期"での導入を実現できたのは、「UBIOS-LT」がASPサービスだったからこそといえますが、「それだけではなく、ID発行をはじめとした準備をOKIがスピーディかつ柔軟にサポートしてくれたことも見逃せません」と蛭間氏は言います。そして、「研修は年4回に分けて実施しますが、研修生全員に同じ出退勤管理の仕組みを提供するべきと考えていたので、もしも5月の研修に間に合わなければ今年度の導入を見送っていたかもしれません」とも語っています。

導入効果・今後の展望

管理者側からのメッセージ送信機能で期待以上の効果


「UBIOS-LT」画面イメージ

2008年度最初の研修開始に向けて、NTT東日本様では出退勤管理の新しい仕組みを運用するためのきめ細かなルール作りに力を入れました。これにより、当初から混乱なく「UBIOS-LT」の利用を定着させることができています。

研修を受ける社員は、本番前に行われる3日間の事前研修において、「UBIOS-LT」の利用方法も習得するために運用マニュアルを渡され、個々人の携帯電話で実際の操作を試してみることになっています。とはいっても、「打刻操作は非常に簡単なので、すぐに覚えられます。事前試用の目的はむしろ、毎日の入力作業を忘れないように意識付けすることにあります」と蛭間氏は話します。

「UBIOS-LT」は、携帯電話での打刻時に連絡事項などをメモ入力することができます。また、管理者側から現場の社員に対する連絡メッセージを、打刻後のタイミングに合わせて携帯電話画面に表示する機能も備えています。NTT東日本様では、これらの機能も有効活用しています。山本氏は、「メモ入力には主に残業となった場合の理由を記述させています。メッセージ表示機能は総務人事部から研修活動に関する指示や情報を伝達する際に利用しています」と説明します。


総務人事部 育成人事担当
西村 佐和子 氏

総務人事部育成人事担当の西村佐和子氏は、「導入を検討していた時点では、研修生からの情報収集を効率化できるメリットだけに注目していたのですが、運用を始めてみると、メッセージ表示機能によって"双方向の情報伝達"が実現されている点が非常に便利だと実感するようになりました。以前は、同じ内容の指示でも研修生に個別に伝えなければなりませんでしたが、今は管理用PCからの入力操作で全員向けに一括設定できるようになりました」と、出退勤データの処理業務にとどまらない導入効果が得られていることを強調します。

また山本氏は、「研修生の勤務状況は最終的に所属部署の上長が管理し給与計算などに反映させるのですが、現在は総務人事部からの集計データを待つことなく、Webブラウザから『UBIOS-LT』の管理画面でいつでも情報をチェックできるようになり、研修生を送り出している各支店の利便性も向上しています」と話します。

そして蛭間氏は、「研修生も管理側も手軽に使えて業務効率化に大きく貢献する、まさに理想のソリューションを導入することができました。営業研修と同様に私どもが出退勤管理を行えない場所で研修を行うことがあれば、『UBIOS-LT』を利用することになるのは間違いないでしょう」と、今後の活用機会の広がりを示唆しています。

UBIOS-LTサービス概要

NTT東日本様 概要

社名 東日本電信電話株式会社
本社所在地 東京都新宿区西新宿3-19-2
代表者 江部努 代表取締役社長
設立 1999年7月1日
従業員数 5,850名
事業内容 東日本地域(北海道、青森県、岩手県、宮城県、秋田県、山形県、福島県、茨城県、栃木県、群馬県、埼玉県、千葉県、東京都、神奈川県、新潟県、山梨県及び長野県)における地域電気通信業務(県内通話にかかわる電話、専用、総合デジタル通信などの電気通信サービス)およびこれに附帯する業務など
ホームページ http://www.ntt-east.co.jp/

(2008年3月31日現在)

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