OKI-ratkaisut henkilöstöosastoa varten

Henkilöstöosaston kiireisten ammattilaisten on sopeuduttava monenlaisiin työpaikan trendeihin. 

Yrityksen koulutus ja kehitys, etätyön kasvu ja arkaluonteisten tai luottamuksellisten tietojen lisääntyvä määrä tekevät suojatusta asiakirjakäsittelystä keskeisen tärkeää, kun halutaan kerätä, hallita, käyttää, käsitellä, säilyttää ja jaella yrityksen asiakirjoja ja työntekijöiden tietoja tehokkaasti.

Avainhaasteet

• Henkilöstöosaston tiimien on hallittava aikaa vieviä rekrytoinnin, perehdytyksen ja muita asiakirjavaltaisia tehtäviä, jotka vaativat tehokkaita työprosesseja
• Saapuvien asiakirjojen määrä kasvaa, kaikki tiedostot on saatava käyttöön nopeasti, ja edelleen on käsiteltävä tehokkaasti paperiasiakirjoja, jotka vievät arvokasta tilaa
• Yrityksen asiakirjahallinnon on voitava käsitellä luottamuksellisia, henkilökohtaisia ja arkaluonteisia tietoja, ja yritysten on varmistettava, että asiakirjoja säilytetään turvallisesti, mutta niin, että ne ovat tarvittaessa käytettävissä
• Yrityksen yhteiskuntavastuu edellyttää, että Yrityksen nimi minimoi jätteen syntymisen ja energiankulutuksen

Miten OKI voi auttaa yritystäsi

Virtaviivaista rekrytointi- ja perehdytysprosesseja

Optisen merkkientunnistuksen (OCR) uusimpien ratkaisujen avulla henkilöstöosasto voi muuntaa saapuvat tiedostot suojatuiksi ja haettaviksi sähköisiksi asiakirjoiksi. 

OKIn integroidut ratkaisut parantavat asiakirjakäsittelyä, jotta voit tallentaa sähköisesti ansioluettelot, kirjeet, suositukset ja muut asiakirjat, jotka ovat keskeisiä rekrytointi- ja perehdytysprosesseissa. 

Automaattisella arkistoinnilla, indeksoinnilla ja jakelulla paikallisiin ja pilvipohjaisiin tallennustiloihin vähennetään aikaa vievää hallintaa, lisätään tuottavuutta ja lasketaan kustannuksia.

Poista fyysisen säilytystilan tarve ja ylläpidä tietojen valvontaa

Asiakirjavaltaiset henkilöstöosastot käsittelevät kaikkea sopimuksista arviointia ja sairauksia koskeviin lomakkeisiin, ja kaikkia näitä tietoja on käsiteltävä, säilytettävä ja käytettävä suojatusti. 

Keskitetyn sähköisen asiakirjojen tallennustilan käyttöönotto säästää aikaa ja säilytyskustannuksia tuomalla digitaaliset asiakirjat saataville kaikilla laitteilla. Käyttöoikeuksien hallinta (luku/kirjoitus) suojaa asiakirjan turvallisuuden valvomalla käyttöä, ja digitaalisten vuorovaikutusten avulla valvotaan muokkauksia, autetaan hyväksynnöissä ja parannetaan yhteistyötä ja vasteaikoja.

PDF-salaus suojaa asiakirjat, jotka on tallennettu paikallisiin tai pilvipalvelimiin.

 Luottamuksellisten asiakirjojen suojattu käyttö

OKIn monitoimilaitteissa on sisäinen suojaus arkaluonteisten tietojen turvaamiseen. 

Tämä sisältää salatun tulostustoiminnon suojattua tulostusta varten ja käyttöoikeuksien todennuksen, jotta voidaan varmistaa asiakirjojen täydellinen luottamuksellisuus ja noudattaa yrityksen asiakirjahallinnon käytäntöjä.

Kun käyttöoikeus asiakirjojen tallennustilaan annetaan suoraan OKIn älykkäistä monitoimilaitteista, tämä helpottaa tarpeenmukaista tulostusta ja varmistaa, että työntekijät tulostavat uusimmat lomakkeet, käsikirjat ja muut tärkeät mallit tarpeen mukaan. Tämä vähentää joukkoviestintää ja vanhentuneiden ja virheellisten asiakirjojen käytön riskiä.

Takaa yrityksen yhteiskuntavastuu ja edistä ympäristöystävällisiä aloitteita

Kaikilla organisaatioilla on velvollisuus minimoida ympäristövaikutukset mahdollisuuksiensa mukaan. 

Monissa OKIn laitteissa on ympäristöystävällisiä tulostinsovelluksia energian säästämiseen, kuten syvä lepotila ja automaattinen sammutus. 

Mustavalko- ja kaksipuolisen tulostuksen käyttäminen oletusvalintana ja vaihtaminen OKIn Smart Managed Document Solutions -ratkaisuihin voi myös auttaa valvomaan ja hallitsemaan kulutusta ja vähentämään käyttökustannuksia. 

Edut yhdellä silmäyksellä

• OKIn Smart Solutions tukee turvallisia ja haettavia sähköisiä tallennustiloja ja työnkulkuja, jotka tekevät rekrytointi- ja perehdytysprosesseista nopeampia ja helpompia hallita
• Asiakirjojen ja sisällön hallinta säästää aikaa ja säilytyskustannuksia, parantaa yhteistyötä ja vasteaikoja ja sallii käyttäjien käyttää sähköisiä asiakirjoja millä tahansa laitteella
• Laitteen tai asiakirjan käyttöoikeudet suojaavat arkaluonteisia tietoja ja varmistavat parhaiden käytäntöjen mukaisten prosessien ja yrityksen asiakirjakäytäntöjen noudattamisen
• Ympäristöystävälliset tulostinasetukset ja hallitut asiakirjaratkaisut lisäävät valvontaa, laskevat käyttökustannuksia ja edistävät yrityksen yhteiskuntavastuuta ja panostusta ympäristöystävällisyyteen

Pyydä edustajaamme ottamaan yhteyttä