Er du klar til EU's persondataforordning?

Hvor sikker er din MFP?


OKIs anbefalinger til dataudskrivning, der overholder regulativerne

For at udskrivning af personoplysninger og håndtering af dokumenter, der indeholder persondata, skal overholde regulativerne, anbefales det, at der indføres en strategi, så de, der håndterer eller bruger dataene, gør dette i henhold til bestemmelserne i Persondataforordningen.
 
Dette bør først og fremmest omfatte begrænsning, så ikke alle har adgang til personlige oplysninger, ud over de personer, der har opnået korrekt sikkerhedsgodkendelse.
 
Udskrivning af følsomme data bør undgås, medmindre det er absolut nødvendigt. I nogle tilfælde kan det dog være svært at overholde, f.eks. ved udlevering af lønsedler, udskrivning af kontrakter og udskrivning af konvolutter eller labels til direct mailing. Det er derfor vitalt for overholdelsen at sikre, at printerne, der bruges til disse formål, indeholder de relevante sikkerhedsfunktioner.
 
Når følsomme data udskrives, skal man følge en fast procedure, så de ansvarlige for organisationens dataoverholdelse overholder gældende retningslinjer.
 
Uanset hvor godt beskyttede data er, skal der træffes foranstaltninger for at forhindre ethvert brud på retningslinjerne for databeskyttelse.

Mulige sikkerhedsrisici på din MFP

Udbakke

En af de største kilder til datatab er printerens udbakke. Det er altafgørende, at de ansvarlige for udskrivning af data sikrer, at disse ikke efterlades i udbakken på den tilsigtede printer, eller sendes til en forkert enhed og potentielt ender i de forkerte hænder.
 
For at forhindre datatab fra udbakken, tilbyder OKIs produkter medarbejdergenkendelse og kræver, at den person, der sendte jobbet til printeren, skal være til stede ved enheden, når dataene bliver udskrevet.
 
OKIs enheder omfatter en funktion til begrænsning af brugeradgang samt pull print-funktioner, som giver brugerne mulighed for at hente udskriftsjob fra enhver enhed i virksomhedens netværk (OKI Sendys Output Manager). 

Lagring

Følsomme data kan gemmes og åbnes i lagringsmediet på en udskrivningsenhed. For at opnå den bedst mulige beskyttelse af data krypteres harddiske på OKIs enheder i 128 eller 256 bit.
 
For yderligere beskyttelse kan brugerne også indstille OKIs enheder til automatisk at slette udskriftsjobbet fra hukommelsen, efter at følsomme data er blevet fremsendt i Private Print-udskrivningstilstand. Valgfri mulighed for sikker overskrivning af data på nogle modeller omformaterer harddisken, så der opnås et ekstra niveau af beskyttelse.
 
Med OKIs Sendys Output Manager kan følsomme data opbevares centralt uden lagring på lagermedier på udskrivningsenheden.

Kontrolpanel

Når enhedens kontrolpanel låses op, kan det udgøre en betydelig risiko ved, at en forkert bruger får adgang til at ændre vigtige indstillinger, enten med overlæg eller utilsigtet. For at modvirke dette har OKIs enheder låste betjeningspaneler og mulighed for ændring af administratoradgangskoder, så der kræves brugergodkendelse for dem, der forsøger at ændre enhedens indstillinger eller få adgang til de lagrede data.
 
OKIs enheder kan konfigureres til kun at tillade autoriserede administratorer at justere indstillingerne. IC-kortgodkendelse kan også bruges, så kun personale, som forsynes med kort, kan få adgang til enhedens indstillinger.  
 
Krypterede job kan også hentes med adgangsbegrænsninger, så kun de, der har tilladelse til at hente krypterede job, har adgang. Data kan beskyttes yderligere ved at deaktivere USB-porte, og skannede data kan behandles direkte i krypteret PDF-format. 

Netværk

Det er vigtigt, at organisationer sørger for, at deres egne netværk er sikre, for at beskytte deres forretning og data.
 
OKIs enheder gør brug af certifikater, IP-filtrering og netværkssikkerhedsprotokoller (IEEE802, IPSec, SSL) for at sikre data.

Printerdriver

For at tage endnu et skridt til sikring af udskrevne data, kan OKIs enheder integrere udskrevne dokumenter med sikkerhedsvandmærker. I driveren kan du vælge Private Print og herefter vælge PIN-kode og/eller IC Card Release.

Cloud

Den stadig mere udbredte mulighed for cloud-tilslutning betyder, at sandsynligheden for, at data opfanges og at der sker brud på sikkerheden, øges gennem muligheden for tilslutning til eksterne lokationer. OKIs enheder leveres med Sendys Explorer, der giver brugerne mulighed for at vælge valgfrie konnektorer (f.eks. One Drive, Google, SharePoint, Dropbox). Dette er en hjælp til håndtering af infrastruktur og forhindrer uautoriseret adgang, beskytter fortrolige dokumenter, sikrer mobil udskrivning og giver et komplet revisionsspor fra udskrivningsaktiviteter

Til sidst ...

Organisationer, som har til hensigt at overholde Persondataforordningen fuldt ud, skal sikre, at alle aspekter af datahåndtering bliver taget alvorligt, og dette omfatter udskrivning og håndtering af følsomme personoplysninger. Disse funktioner er udviklet af OKI, så brugerne af virksomhedens printere kan benytte dem trygt, sikkert og ansvarligt i henhold til Persondataforordningen. 

Connect with OKI Europe

LinkedIn Twitter Youtube facebook

©1995-2019 Oki Europe Ltd.