OKI-oplossingen voor de HR-afdeling


Kantoor - Human Resources

Drukbezette HR-professionals moeten zich aanpassen aan een hele reeks nieuwe werkplektrends. 


Of het nu gaat om opleiding en ontwikkeling voor bedrijven, de opkomst van telewerken of de toenemende hoeveelheden gevoelige of vertrouwelijke gegevens, veilige documentworkflows zijn essentieel voor het efficiënt en effectief verzamelen, beheren, openen, verwerken, opslaan en distribueren van bedrijfsdocumenten en werknemersgegevens.

Belangrijke uitdagingen

  • HR-teams moeten tijdrovende wervings-, inwerk- en andere documentintensieve taken beheren en hebben daarvoor efficiënte werkprocessen nodig
  • De hoeveelheid inkomende documenten blijft groeien. U moet snel toegang tot alle bestanden kunnen krijgen en ook nog effectief papieren documenten beheren die kostbare ruimte in beslag kunnen nemen
  • Corporate governance voor documenten moet worden afgedwongen voor het verwerken van vertrouwelijke, persoonlijke en gevoelige informatie, aangezien bedrijven ervoor moeten zorgen dat documenten veilig worden opgeslagen, maar toch op aanvraag toegankelijk zijn
  • In het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen moet uw organisatie verspilling en het energieverbruik tot het minimum beperken

Hoe kan OKI uw bedrijf helpen?

Stroomlijn de wervings- en inwerkprocessen

Met de nieuwste oplossingen voor optische tekenherkenning kan de HR-afdeling binnenkomende bestanden converteren naar beveiligde, doorzoekbare elektronische documenten. 


OKI's geïntegreerde oplossingen verbeteren de documentworkflow, zodat u cv's, brieven, referenties en andere documenten die essentieel zijn voor wervings- en inwerkprocessen, elektronisch kunt vastleggen. 


Dankzij de automatische archivering, indexering en distributie naar lokale en cloud-opslag zijn er minder tijdrovende administratieve werkzaamheden nodig. Hierdoor stijgt de productiviteit en dalen de kosten.

Neem afscheid van fysieke opslag en houd controle over gegevens

Documentintensieve HR-afdelingen zien van alles voorbijkomen, van contracten tot beoordelings- en ziekmeldingsformulieren. Deze moeten allemaal worden verwerkt en opgeslagen en veilig kunnen worden geopend. 


Met een gecentraliseerd opslagsysteem voor elektronische documenten bespaart u tijd en opslagkosten, doordat digitale documenten beschikbaar zijn vanaf elk apparaat. Met gebruikersrechtenbeheer (lezen/schrijven) kunt u documenten beveiligen door de toegang hiertoe te beheren, terwijl met digitale interacties bewerkingen worden bijgehouden, ondersteuning wordt geboden bij goedkeuringen en de samenwerkings- en responstijden worden verbeterd.


Met PDF-versleuteling worden documenten beschermd die zijn opgeslagen op lokale of cloud-servers.

 Beveiligde toegang tot vertrouwelijke documenten

OKI's MFP's zijn voorzien van een ingebouwde beveiliging om gevoelige informatie te beschermen. 


Het gaat hierbij onder andere om een encrypted secure print-functie voor beveiligd afdrukken en toegangsverificatie voor gebruikers om de documentvertrouwelijkheid volledig te garanderen en zo aan de corporate governance voor documenten te voldoen.


Doordat u vanaf de slimme MFP's van OKI rechtstreeks toegang hebt tot een opslagsysteem voor documenten, kunt u eenvoudiger on-demand afdrukken en kunnen werknemers indien nodig de meest up-to-date formulieren, handboeken en andere belangrijke sjablonen afdrukken. Zo hoeft er veel minder te worden gecommuniceerd en is de kans kleiner dat werknemers verouderde en ongeldige documenten gebruiken.

Zorg ervoor dat u maatschappelijk verantwoord onderneemt en milieuvriendelijke initiatieven stimuleert

Alle organisaties hebben de plicht om milieueffecten waar mogelijk te beperken. 


Met milieuvriendelijke printertoepassingen, zoals de slaapstand en 'automatisch uitschakelen', die in veel OKI-apparaten zijn opgenomen, bespaart u energie. 


Als u enkel- en dubbelzijdig afdrukken instelt als standaardoptie en overschakelt naar OKI Smart Managed Document Solutions, kunt u ook het verbruik bijhouden en beheren, waardoor u gebruikskosten kunt besparen. 

Uw voordelen in één oogopslag

  • De Smart Solutions van OKI ondersteunen een veilige, doorzoekbare elektronische opslag en workflow, waardoor wervings- en inwerkprocessen sneller en eenvoudiger te beheren zijn
  • Document- en inhoudsbeheer bespaart u tijd en opslagkosten, verbetert de samenwerking en reactietijden en stelt gebruikers in staat om vanaf elk apparaat toegang te krijgen tot elektronische documenten
  • Toegangsrechten voor apparaten/documenten beschermen gevoelige gegevens en zorgen ervoor dat best-practiceprocessen worden gevolgd en aan de nalevingsvereisten voor bedrijfsdocumenten wordt voldaan
  • Milieuvriendelijke printerinstellingen en beheerde documentoplossingen bieden u meer controle, verlagen de gebruikskosten en dragen bij aan mvo en een milieuvriendelijker imago

Om advies vragen

Als u meer informatie wilt of een afspraak wilt maken met een van onze deskundigen, kunt u gerust contact met ons opnemen.

Volg OKI Europe via sociale media

Facebook linkedin twitter youtube

©1995-2019 Oki Europe Ltd.