Решения OKI для финансового отдела

Когда дело касается управления рабочим процессом, финансовым отделам, работающим с большим объемом документов, приходится решать сложные задачи. 

Количество бумажных счетов и отчетов непрерывно растет, поэтому существующие рабочие процессы замедляются и становятся небезопасными.

Нагрузка на сотрудников возрастает, и им необходимы динамичные решения по оптимизации оцифровки, хранения и печати документов и управления ими для повышения производительности и эффективности работы и соблюдения нормативных требований и стандартов безопасности.

Ключевые проблемы

• Трудоемкий процесс обработки дебиторской задолженности вручную необходимо автоматизировать для повышения эффективности и производительности и сокращения ошибок
• Обработка бумажных счетов к оплате может отнимать много времени и денег, а также негативно сказываться на отношениях с клиентами и поставщиками
• Для соблюдения нормативных требований необходимо обеспечить безопасное хранение бумажных и цифровых документов в централизованном хранилище, к которому будут иметь доступ только уполномоченные сотрудники

Как OKI может помочь Вам в развитии бизнеса

Автоматизируйте обработку дебиторской задолженности для повышения эффективности документооборота

Недостаточная автоматизация обработки этих счетов может привести к задержкам и негативно повлиять на прибыль. 

Оформление счетов-фактуры и писем на предварительно отпечатанных бланках требует дополнительных расходов. 

Драйвер печати, которым оснащены умные принтеры и МФУ от OKI, решает эти проблемы, позволяя выбирать нужный электронный шаблон наложения и параметры заданий печати. 

После отправки копии можно сохранить и проиндексировать в электронном виде для удобного поиска, что позволяет сэкономить пространство для хранения, снизить затраты на копирование, повысить продуктивность работы и оптимизировать денежные потоки.

Консолидация кредиторской задолженности для экономии времени и поддержания хороших отношений с поставщиками

Многие компании обрабатывают счета к оплате вручную, что приводит к ошибкам и задержкам и вредит отношениям с поставщиком. 

Интегрированная система управления документами в умных МФУ от OKI избавляет от необходимости вводить данные вручную и позволяет сканировать и индексировать бумажные документы, повышая эффективность документооборота. 

Технология оптического распознавания символов (OCR) и/или распознавание штрихкодов позволяет вводить счета поставщиков в систему управления документами для последующего удобного поиска.

Имея ту же силу, что и бумажные документы, оцифрованные электронные документы обеспечивают экономию времени и расходов на физическое хранение.

Защита конфиденциальности финансовых данных и соблюдение правовых норм

Конфиденциальность клиентов и соблюдение правовых норм оказываются под угрозой, когда финансовый отдел не придерживается оптимальных процедур, направленных на безопасность и сохранение конфиденциальности данных.

Встроенные средства аутентификации пользователя в устройствах OKI (имя пользователя и пароль, PIN-код или интеллектуальная карта) помогают защитить конфиденциальность документов с помощью контроля доступа к устройствам печати.

Умные МФУ и системы управления документами от OKI позволяют контролировать доступ пользователей и отслеживать взаимодействия, правки и версии, оптимизируя совместную работу, время ответа и одобрение. 

Они обеспечивают шифрование PDF для защиты документов, хранящихся на локальных и облачных серверах, гарантируя соблюдение законов и использование лучших методов работы.

Обзор преимуществ

• Линейка умных МФУ от OKI в сочетании с системами управления документами поддерживает полностью цифровой автоматизированный процесс обработки счетов к получению, позволяя Вам управлять денежным потоком в Вашей компании
• С помощью функции сканирования и системы управления документами можно усовершенствовать процесс обработки счетов, сделав его более быстрым и эффективным, чтобы экономить время и ресурсы, снизить количество дорогостоящих ошибок и улучшить отношения с поставщиками
• Возможность безопасного и эффективного сканирования, сохранения и извлечения документов позволяет обеспечить конфиденциальность документов и снизить риск для безопасности, одновременно максимально повысив продуктивность работы

Отправить запрос на консультацию