Rozwiązania biurowe OKI


Rozwiązania-biurowe

Nowoczesne miejsce pracy stale się zmienia dzięki rozwojowi branży IT i innowacjom. 


Jedna trzecia firm planuje przejście do świata cyfrowego [IDC 2015]. 


Wiele z nich już wdrożyło wydajne przepływy dokumentów i inne automatyczne procesy biznesowe, by zwiększyć wydajność pracowników i zapewnić bezpieczny dostęp do dokumentów w każdym momencie i w każdym miejscu, jednocześnie redukując koszty.

Kluczowe wyzwania

  • Procesy oparte na papierze są zbyt zawodne w organizacjach z wieloma biurami, ale przekształcenie ich w bardziej wydajne elektroniczne przepływy może być czasochłonne. Wolne, ręczne przetwarzanie dokumentów to strata czasu i zwiększone koszty przechowywania
  • Firmy są świadome zagrożeń związanych z drukowaniem, ale nie mają zasobów, budżetów lub wiedzy, by je opanować. Przepisy branżowe mogą być skomplikowane i trudne do opanowania. Zapisywanie i przekazywanie dokumentów bezpiecznie w sieci często stanowi wyzwanie
  • Trendy, takie jak praca zdalna lub BYOD (Bring Your Own Device — przynieś własne urządzenie) wymagają od firm zapewniania pracownikom elastyczności w postaci bezpiecznego drukowania z własnych i firmowych smartfonów, tabletów i laptopów
  • Monitorowanie i kontrolowanie urządzeń jest czasochłonne i wymagające. Usterki nie są łatwe do zidentyfikowania, a urządzenia mogą nie działać, gdy materiały eksploatacyjne się wyczerpią, co marnuje czas i środki

W jaki sposób firma OKI może pomóc w rozwoju biznesu?

Polepszanie przepływu dokumentów i zarządzania

Dostarczając odpowiedni sprzęt, który pozwoli przekonwertować i zintegrować papierowe dokumenty z elektronicznym przepływem pracy, rozwiązania biurowe firmy OKI ułatwiają ruchliwym biurom i grupom roboczym pobieranie i indeksowanie dokumentów, wyciąganie odpowiednich danych i przesyłanie ich do faksów, poczty e-mail, udostępnionych folderów sieciowych, chmur i systemów zarządzania zawartością. 


Możliwość śledzenia interakcji, edycji i wersji usprawnia współpracę, skraca czas reakcji i akceptacji. 


Skanowanie dokumentów papierowych i zapisywanie przychodzących plików w formatach z możliwością wyszukiwania (np. PDF/A) zmniejsza koszty przechowywania i umożliwia długotrwałe archiwizowanie dokumentów w wersji elektronicznej. 

Minimalizacja zagrożeń dzięki bezpiecznym dokumentom i środowisku drukowania

Firma OKI może pomóc organizacjom określić firmowe zasady dotyczące dokumentów i drukowania, proaktywnie monitorować i zarządzać bezpieczeństwem wydruków. 


Uwierzytelnianie użytkownika za pomocą kodu PIN lub kart IC, w połączeniu z drukiem podążającym można wprowadzić, by zarządzać dostępem do dokumentów i zapobiec pozostawieniu poufnych dokumentów bez opieki w drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych.


Poza tym można uzyskać duże oszczędności, bo nie drukuje się niepotrzebnych stron.


Dodatkowe szyfrowanie plików PDF chroni dokumenty przechowywane na lokalnych serwerach w chmurze i zapewnia zgodność z rządowymi i przemysłowymi standardami i dobrymi praktykami.

 Zwiększenie elastyczności i zapewnienie produktywności pracowników zdalnych

Obok tradycyjnych biur, rosnąca liczba pracowników zdalnych spodziewa się szybkiego dostępu do dokumentów, aplikacji i narzędzi biznesowych. 


Zgodność z urządzeniami mobilnymi i aplikacjami w chmurze sprawia, że drukarki i urządzenia wielofunkcyjne oraz zintegrowane rozwiązania firmy OKI zwiększają elastyczność.

 

Specjaliści nie muszą już być w biurze, aby udostępniać dokumenty. 


Przechowywanie i indeksowanie plików na głównym serwerze lub w chmurze umożliwia pracownikom zdalnym i będącym w różnych biurach organizacji szybki dostęp do drukowania aktualnych zawartości na żądanie z każdego miejsca, niwelując koszty dystrybucji.

Zarządzanie drukiem i budżet pod kontrolą

Niewiele firm ma czas na monitorowanie możliwego do uniknięcia drukowania, naprawę usterek i wymianę pustych materiałów eksploatacyjnych. 


Firma OKI, która stara się być znaczącym wsparciem dla firm wszelkich rozmiarów, proponuje rozwiązania w zakresie zarządzania urządzeniem i kontraktem, zapewniając widoczność aktywności drukowania na poszczególnych urządzeniach i w całej sieci.


Zautomatyzowane zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi i zdalne monitorowanie w sieci pomaga firmom sprawdzać wydajność, zarządzać urządzeniami w lepszy sposób i unikać tracenia czasu na zajmowanie się usterkami i zamawianie materiałów eksploatacyjnych. 


Sprawdzanie historycznych trendów pozwala przyspieszyć prognozowanie kosztów, umożliwiając firmom planowanie z wyprzedzeniem.

Zestawienie korzyści

  • Zwiększona efektywność i wydajność poprzez w pełni elektroniczny przepływ pracy ze skanowaniem i przesyłaniem dokumentów do wielu biur wraz z jednoczesnym skróceniem czasu reakcji i przyspieszeniem współpracy dzięki scentralizowanemu i niedrogiemu przechowywaniu dokumentów
  • Przejęcie kontroli nad bezpieczeństwem, zapewnienie zgodności i ochrona poufnych dokumentów
  • Umożliwienie pracownikom zdalnym bezpiecznego drukowania z innych biur i zdalnych lokalizacji
  • Monitorowanie i kontrola urządzeń, śledzenie zużycia i oszczędność czasu dzięki zautomatyzowanemu zarządzaniu materiałami eksploatacyjnymi, raportowaniu, powiadomieniach o błędach i alertach serwisowych  

Poproś o rozmowę

Jeśli potrzebujesz więcej informacji lub chcesz spotkać się z jednym z naszych ekspertów, skontaktuj się z nami.

Kontakt z firmą OKI Europe

linkedin twitter youtube