Rozwiązania OKI dla działu finansowego

Jeśli chodzi o zarządzanie obiegiem dokumentów, działy finansowe obracające dużą ilością dokumentów stawiają czoła skomplikowanym wyzwaniom. 

Objętość papierowych dokumentów zawierających zobowiązania i sprawozdań stale rośnie, co spowalnia bieżący obieg dokumentów, stwarzając zagrożenie dla bezpieczeństwa.

Zespoły mają coraz więcej pracy i wymagają szybkich rozwiązań usprawniających przechwytywanie, przechowywanie, zarządzanie i generowanie dokumentów w celu zwiększenia produktywności i wydajności przy jednoczesnym zachowaniu wymagań zgodności i bezpieczeństwa.

Kluczowe wyzwania

• Ręczne i czasochłonne procedury rozliczania wymagają automatyzacji w celu zwiększenia wydajności i produktywności oraz zminimalizowania liczby błędów
• Przetwarzanie faktur papierowych i innych dokumentów zawierających zobowiązania może być zbyt czasochłonne i generować zbyt duże koszty, a także mieć negatywny wpływ na relacje z klientem i dostawcą
• W celu spełnienia wymogów prawnych dokumenty, niezależnie od tego, czy papierowe czy cyfrowe, muszą być bezpiecznie przechowywane w centralnym położeniu na potrzeby łatwego dostępu tylko przez upoważnionych pracowników

W jaki sposób firma OKI może pomóc w rozwoju biznesu?

Automatyzacja procedur rozliczania należności w celu zapewnienia wydajności obiegu dokumentów

Nieprawidłowo zautomatyzowane procedury rozliczania należności mogą powodować opóźnienia i wpływać na opłacalność 

Faktury i pisma sporządzane na wydrukowanych wcześniej papierach firmowych również stanowią dodatkowe koszty. 

Sterownik druku w inteligentnych drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych firmy OKI rozwiązuje te problemy, umożliwiając wybór prawidłowego elektronicznego szablonu „nakładki” oraz preferencji zadania drukowania. 

Po wysłaniu kopie można elektronicznie zarchiwizować i zindeksować w celu łatwego odnalezienia, zmniejszając przestrzeń fizycznego przechowywania oraz koszty kopiowania, a zwiększając produktywność i poprawiając przepływ gotówki.

Konsolidacja zobowiązań w celu zaoszczędzenia czasu i zwiększenia zadowolenia dostawców

Wiele przedsiębiorstw polega na ręcznych procedurach rozliczania zobowiązań, które są podatne na błędy, co może powodować opóźnienia, wpływając na relacje z dostawcami. 

Eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych, zintegrowany system zarządzania dokumentami wyposażony w inteligentne urządzenia wielofunkcyjne firmy OKI skanuje i indeksuje pliki papierowe, dzięki czemu procesy obiegu dokumentów są bardziej wydajne. 

Technologia optycznego rozpoznawania znaków (OCR) i/lub rozpoznawanie kodów kreskowych może powiązać faktury dostawcy w systemie zarządzania dokumentami, ułatwiając ich wyszukiwanie i pobieranie.

Równie ważne co dokumenty papierowe — zdigitalizowane dokumenty elektroniczne pozwalają zaoszczędzić czas oraz koszty fizyczne przechowywania.

Przechowywanie prywatnych dane finansowych i gwarancja zgodności

Problemy klientów związane z poufnością i zgodnością są narażone na ryzyko, jeżeli w dziale finansowym nie przestrzega się najlepszych praktyk, a do bezpieczeństwa i poufności danych nie przykłada się najwyższej wagi.

Wbudowane metody uwierzytelniania użytkownika firmy OKI (nazwa użytkownika/hasło, numer PIN lub karty IC) pomagają chronić poufność dokumentów, kontrolując dostęp do urządzeń drukujących.

Inteligentne urządzenia wielofunkcyjne firmy Oki i systemy zarządzania dokumentami oferują możliwość kontrolowania dostępu użytkownika przy jednoczesnym śledzeniu interakcji, zmian i wersji, poprawianiu współpracy, czasów reakcji i zatwierdzeń. 

Umożliwiają one szyfrowanie plików PDF w celu ochrony dokumentów przechowywanych na serwerach lokalnych lub opartych na chmurze w sposób zgodny z prawem i najlepszymi praktykami.

Zestawienie korzyści

• Oferta firmy OKI dotycząca inteligentnych urządzenia wielofunkcyjne w połączeniu z systemami zarządzania dokumentami w pełni wspiera cyfrowe zautomatyzowane obiegi dokumentów usprawniające procedurę rozliczania należności, pomagając zarządzać i kontrolować przepływ gotówki w przedsiębiorstwie.
• Wystarczy użyć funkcji skanowania wraz z systemem zarządzania dokumentami, aby przetwarzanie faktur poszło szybko i sprawnie, racjonalizując procedurę rozliczania zobowiązań, oszczędzając czas i zasoby, ograniczając kosztowne błędy oraz poprawiają relacje z dostawcami.
• Możliwość skanowania, przechowywania i pobierania dokumentów w sposób bezpieczny i wydajny pozwala zachować ich poufność i zmniejsza ryzyko związane z bezpieczeństwem przy jednoczesnej maksymalizacji wydajności

Poproś o rozmowę