事務効率化 事務集中システム
コンプライアンス・内部統制を睨んだ文書管理システム
営業店の窓口では、多種多様な書類や帳票が使われております。これらを現物で保管し利用するには、利用しやすくかつ安全な保管スペースの確保が必要となり、また必要となった時速やかに書類を探し出すのには手間も時間もかかります。そこで、OKIは、電子イメージによる保管・管理するシステムを提供します。「現物保管」から「イメージでの保管」とすることにより、「保管コスト削減」「検索時間短縮」「保管業務効率化」「情報漏洩防止」が図れます。
機能・特長
他システム連携
イメージエントリに関しては、基本的には上位チャネルより受け渡された帳票イメージ等により、自動登録を行います。
他システムとの連携については当社独自の統一インターフェースを保有しており、上位チャネルにも含有してもらう必要があります。
保管対象帳票にエントリするシステムがない場合には、当システムにて登録する機能も保有しています。
イメージ保管管理
キャビネットやバインダの管理状態そのままのイメージでデータベース保管を実現します。
照会機能
日付・顧客番号等を指定し、格納済みのイメージを表示します。WEBでの照会機能とし、営業店端末からも照会が可能です。
タイムスタンプ(オプション機能)
ドキュメント真正の確保のため、タイムスタンプを取得します。タイムスタンプとはあるデータがある時刻に、その場所に存在していたと証明するものです。証明には第三者機関である時刻認証機関(タイムスタンプオーソリティー)にて、タイムスタンプを刻印する必要があります。
災害対策 サイト間のデータ複製(オプション機能)
TrueCopy(TrueCopy Remote Replication)/SRでリアルタイムのデータ二重化、遠隔地バックアップを実現します。TrueCopyは、データベースなどのアクセスに対して2つのディスクアレイ装置上にデータを複製する事ができます。
導入メリット
紙現物の紛失防止
紙現物を紛失した場合には個人情報漏洩に繋がり、金融機関の社会的信用の失墜に繋がります。
紙現物の電子ファイル化、加えて営業店から帳票を持ち出さず無駄なハンドリングをなくすことで、現物紛失防止が可能です。
営業店における現物帳票保管スペースの削減・現物帳票管理付帯作業の軽減
印鑑票、及び各種帳票のイメージ管理により、営業店における現物帳票保管スペースの削減が可能になります。その為、金融機関におけるキャッシュレス店舗・軽量化店舗等の新規出店に際して、金庫設備の導入が不要となる等出店時のコスト削減が可能であり、店舗統廃合時/営業店金庫統合時にも効果を発揮します。
また、紙現物帳票を管理することに伴う、並べ替え作業・管理簿メンテナンス・メール便等送付時作業・問い合わせ時のキャビネット探索等付帯作業が不要となり、管理作業に投入していた工数を本来業務に充てることが可能です。
現行インフラを利用した資源の有効活用
現行導入されているシステムを利用し本システムを導入する事ができますので、導入コストを抑えたシステム導入が可能です。
システム概要図
- ※記載されている会社名、製品名は一般に各社の商標または登録商標です。
