Soluzioni per ufficio OKI


Office-Solutions

Il moderno luogo di lavoro è in continua evoluzione con i progressi dell'IT che accelerano l'innovazione. 


Un terzo delle aziende sta attivamente pianificando il passaggio a un mondo digitale [IDC 2015]. 


In effetti, molte di esse hanno già implementato efficienti flussi di lavoro per l'acquisizione dei documenti e altri processi aziendali automatizzati, al fine di aumentare la produttività dei dipendenti e fornire un accesso sicuro ai documenti, in qualsiasi momento e luogo, riducendo, nel contempo, i costi.

Principali sfide

  • I processi cartacei sono troppo inaffidabili per le organizzazioni con più sedi, ma trasformarli nei più efficienti flussi di lavoro elettronici può essere scoraggiante. I lenti processi manuali dei documenti fanno sprecare tempo e aumentare i costi di archiviazione
  • Le aziende sono consapevoli delle minacce che incombono sulla sicurezza della stampa, ma non tutte dispongono delle risorse, dei budget o delle conoscenze necessarie per affrontarle. Le normative del settore possono essere complesse e difficili da rispettare. L’acquisizione e l’instradamento di documenti in modo sicuro attraverso la rete è spesso difficile
  • Il lavoro da remoto e le tendenze BYOD (Bring Your Own Device) richiedono alle aziende la necessità di offrire ai dipendenti la flessibilità di stampare in modo sicuro da smartphone, tablet o computer portatili personali e aziendali
  • Il monitoraggio e il controllo dei dispositivi di stampa richiedono molto tempo e risultano difficoltosi. Gli errori non sono facilmente identificati e i dispositivi possono essere inutilizzabili quando i materiali di consumo si esauriscono, con relativa perdita di tempo e di budget

In che modo OKI può aiutare la vostra azienda

Migliorare il flusso di lavoro documentale e la relativa gestione

Fornendo la giusta apparecchiatura per convertire e integrare i documenti cartacei nei flussi di lavoro elettronici, le soluzioni per ufficio di OKI semplificano, per gli uffici e i gruppi di lavoro impegnati, l’acquisizione e l’indicizzazione dei documenti, l’estrazione dei dati importanti e la distribuzione su fax, e-mail, cartelle di rete condivise, archivi su cloud e sistemi di gestione dei contenuti. 


La possibilità di controllare le interazioni, le modifiche e le versioni migliora la collaborazione, i tempi di risposta e le approvazioni. 


La digitalizzazione dei documenti cartacei e il salvataggio dei file in entrata in formati ricercabili (come PDF/A) consentono di ridurre i costi di archiviazione e di archiviare i documenti elettronici a lungo termine. 

Ridurre al minimo le minacce con un ambiente sicuro per documenti e stampe

OKI può aiutare le organizzazioni a definire criteri per documenti e stampe aziendali, monitorando e gestendo in modo proattivo la sicurezza della stampa. 


L’autenticazione utente tramite PIN o l’accesso tramite scheda IC, abbinati a una soluzione pull-printing, possono aiutare a gestire l'accessibilità ai documenti per evitare che i documenti riservati vengano lasciati incustoditi su stampanti e MFP.


Inoltre, evitando la stampa non necessaria, si può ottenere un notevole risparmio.


L'aggiunta della crittografia PDF protegge i documenti memorizzati sui server locali o basati su cloud, garantendo l’uso delle migliori procedure e il rispetto dei requisiti di conformità governativa e di settore.

 Aumentare la flessibilità e mantenere produttivi i lavoratori remoti

Accanto ai tradizionali uffici, la crescente forza lavoro mobile si aspetta un rapido accesso a documenti, applicazioni e strumenti di produttività aziendale. 


Compatibili con dispositivi mobili e applicazioni basate su cloud, gli MFP intelligenti di OKI, insieme alle soluzioni integrate, massimizzano la flessibilità.

 

I professionisti non devono più essere in ufficio per condividere i documenti. 


Archiviando e indicizzando i file su un server centrale o un archivio su cloud, il personale che lavora da remoto e in organizzazioni con più sedi può accedere rapidamente ai contenuti aggiornati e on demand per stamparli da qualsiasi posizione, eliminando i costi di distribuzione.

Tenere sotto controllo la gestione della stampa e i budget

Poche aziende hanno il tempo per monitorare la stampa non necessaria o affrontare guasti inattesi e l'esaurimento dei materiali di consumo. 


Supporto indispensabile per le aziende di tutte le dimensioni, OKI offre soluzioni efficienti per la gestione di dispositivi e contratti, fornendo la visibilità delle attività di stampa dei singoli dispositivi e dell’intera rete di stampa.


La gestione automatica dei materiali di consumo, la segnalazione e il monitoraggio remoto online aiutano le organizzazioni a misurare le prestazioni, gestire i dispositivi in modo più efficiente ed evitare di spendere tempo prezioso a occuparsi dei guasti e dell’ordinazione di nuovi materiali di consumo. 


I rapporti cronologici sulle tendenze facilitano un'accurata previsione dei costi, consentendo alle aziende di pianificare le spese con largo anticipo.

Vantaggi a colpo d'occhio

  • Ottimizzare l'efficienza e la produttività convertendo i flussi di lavoro cartacei tramite la scansione e l’invio dei documenti a più sedi, migliorando, al tempo stesso, i tempi di risposta con una collaborazione più veloce grazie all'archiviazione centralizzata ed economica
  • Pieno controllo sulla sicurezza, garanzia di conformità e protezione dei documenti riservati
  • Potenziare la forza lavoro mobile con la possibilità di stampare in modo sicuro da diversi uffici e sedi distaccate
  • Monitoraggio e controllo dei dispositivi, tracciamento dell’utilizzo e risparmio di tempo con la gestione automatica dei materiali di consumo, generazione di rapporti, notifiche sui guasti e avvisi di servizio  

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