Solutions bureautiques OKI


Solutions bureautiques

L'environnement de travail d'aujourd'hui ne cesse d'évoluer avec des avancées technologiques qui accélèrent l'innovation. 


Selon une étude de l'IDC de 2015, 1 entreprise sur 3 se prépare au monde numérique. 


En effet, de nombreuses entreprises ont déjà mis en œuvre des flux de capture des documents efficaces ainsi que d'autres processus métier automatisés afin d'accroître la productivité de leurs employés et d'assurer un accès sécurisé aux documents, à tout moment et en tout lieu, tout en réduisant les coûts.

Principaux défis

  • Les processus impliquant la manipulation du papier ne sont pas suffisamment fiables dans les entreprises multisites, mais leur transformation en flux de travail électroniques plus efficaces peut paraître fastidieuse. Pourtant les processus documentaires manuels lents font perdre du temps et augmentent les coûts de stockage.
  • Les entreprises sont conscientes des menaces qui pèsent sur la sécurité, mais elles ne possèdent pas toutes les ressources, le budget ou les connaissances pour y faire face. En outre, les réglementations sectorielles peuvent être complexes et difficiles à appliquer. La capture et la transmission sécurisées de documents via le réseau représentent souvent un défi.
  • Les tendances actuelles, que sont le travail à distance et le BYOD (Bring Your Own Device, « Apportez vos appareils personnels »), nécessitent que les entreprises fournissent à leurs employés la possibilité d'imprimer de manière sécurisée depuis des smartphones, des tablettes et des ordinateurs portables personnels ou appartenant à la société.
  • La surveillance et le contrôle des périphériques d'impression prennent du temps et constituent un défi. Les pannes ne sont pas faciles à identifier et les périphériques peuvent devenir hors service lorsque les consommables arrivent à épuisement, ce qui fait perdre du temps et de l'argent.

Comment OKI peut vous aider à dynamiser vos activités

Améliorez le flux et la gestion documentaires

En proposant un équipement approprié pour convertir les documents papier et les intégrer aux flux de travail électroniques, les solutions bureautiques OKI, pour environnements et groupes de travail à forte activité, facilitent la capture et l'indexation des documents, l'extraction des données pertinentes et la transmission vers le fax, la messagerie électronique, les dossiers réseau partagés, les répertoires cloud et les systèmes de gestion de contenu. 


La possibilité de réaliser le suivi des interactions, des modifications et des versions, améliore la collaboration, les temps de réponse ainsi que les approbations. 


La numérisation des documents papier et la conversion des fichiers entrants en des formats permettant la recherche (comme le PDF/A) réduisent les coûts de stockage et permettent l'archivage à long terme des documents électroniques. 

Limitez les failles grâce à un environnement documentaire et d'impression sécurisé

OKI peut aider les entreprises à définir des stratégies documentaires et d'impression, en surveillant et en gérant de manière proactive l'impression. 


Il est possible de mettre en place une authentification de l'utilisateur par code PIN ou un accès par carte à puce, combiné à une solution d'impression sécurisée afin de gérer l'accès aux documents et d'éviter ainsi que des documents confidentiels traînent sur les imprimantes et les multifonctions.


Ce système engendre des économies supplémentaires substantielles en éliminant les impressions inutiles.


En outre, le cryptage des PDF protège les documents stockés sur des serveurs locaux ou cloud et assure la conformité aux meilleures pratiques ainsi qu'aux réglementations gouvernementales et sectorielles.

 Améliorez la flexibilité et la productivité des travailleurs distants

À l'instar des environnements de travail traditionnels, les employés mobiles, de plus en plus nombreux, exigent un accès rapide aux documents, aux applications et aux outils de productivité professionnels. 


Compatibles avec les appareils mobiles et les applications cloud, les imprimantes et multifonctions intelligents OKI, associés aux solutions intégrées, optimisent la flexibilité.

 

Les professionnels n'ont plus besoin de se trouver dans les bureaux pour partager des documents. 


Les fichiers étant stockés et indexés sur un serveur central ou un répertoire cloud, les employés travaillant à distance et dans des entreprises multisites disposent d'un accès rapide pour imprimer du contenu à jour, à la demande, depuis tout emplacement, éliminant ainsi les coûts de distribution.

Gardez le contrôle de la gestion des impressions et des budgets

Peu d'entreprises ont le temps de gérer les impressions inutiles ou les pannes inattendues et le remplacement des consommables. 


Soutien vital pour les entreprises de toute taille, OKI propose des solutions de gestion des appareils et des contrats efficaces, procurant ainsi une excellente visibilité de l'activité d'impression sur les périphériques individuels et le réseau d'impression dans sa totalité.


La gestion automatisée des consommables, la génération de rapports et la surveillance en ligne à distance aident les entreprises à mesurer les performances, à gérer les périphériques plus efficacement et à éviter de perdre du temps à cause des pannes et de la commande de nouveaux consommables. 


Enfin, les historiques permettent de prévoir précisément les coûts et de les anticiper.

Vos avantages d'un seul coup d'œil

  • Améliorez l'efficacité et la productivité en passant à des flux de travail sans papier. Il vous suffit pour cela de numériser et d'envoyer les documents vers plusieurs emplacements. Vous accélérez ainsi les temps de réponse grâce à une collaboration plus rapide et à un stockage centralisé et économique.
  • Assurez la sécurité, la conformité et la confidentialité des documents.
  • Offrez à vos employés mobiles la possibilité d'imprimer de manière sécurisée depuis différents bureaux et emplacements distants.
  • Surveillez et contrôlez les périphériques, effectuez le suivi de leur utilisation et gagnez du temps avec la gestion automatisée des consommables, la création de rapports, les notifications de panne et les alertes de maintenance.  

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