OKI Lösungen für die Personalabteilung

Ausgelastete HR-Experten müssen sich verschiedenen Trends am Arbeitsplatz anpassen. 

Angefangen von Schulungen und Weiterbildungen im Unternehmen bis zum Anstieg des mobilen Arbeitens und zunehmender Mengen an sensiblen und vertraulichen Daten spielen sichere Dokumenten-Workflows eine wichtige Rolle, um Unternehmensdokumente und Mitarbeiterdaten effizient und effektiv zu erfassen, zu verwalten, aufzurufen, zu verarbeiten, zu speichern und zu verteilen.

Wichtigste Herausforderungen

• HR-Teams müssen zeitaufwändige Recruitment-, Onboarding und weitere dokumentenlastige Aufgaben verwalten, die effiziente Arbeitsprozesse erfordern.
• Die Menge an eingehenden Dokumenten nimmt weiter zu. Sie benötigen einen schnellen Zugriff auf alle Dateien und müssen weiterhin papierbasierte Dokumente effektiv verwalten, die wertvollen Speicherplatz einnehmen können.
• Das Dokumentenmanagement des Unternehmens muss durchgesetzt werden, um vertrauliche, persönliche und vertrauliche Informationen durchzusetzen, da Unternehmen sicherstellen müssen, dass Dokumente sicher gespeichert sind , aber bei Bedarf dennoch aufgerufen werden können.
• Die soziale Verantwortung des Unternehmens erfordert, dass Ihre Organisation Abfälle und den Energieverbrauch minimiert.

Wie OKI Ihnen helfen kann, Ihr Geschäft voranzubringen

Rationalisieren von Recruitment- und Onboarding-Prozessen

Mithilfe der neuesten Lösungen für die optische Zeichenerkennung (OCR) kann die Personalabteilung eingehende Daten in sichere, durchsuchbare elektronische Dokumente konvertieren. 

Die integrierten Lösungen von OKI verbessern den Dokumenten-Workflow, sodass Sie Lebensläufe, Briefe, Referenzen und andere Dokumente, die für Recruitment- und Onboarding-Prozesse von Bedeutung sind, elektronisch erfassen können. 

Durch die automatische Archivierung, Indexierung und Verteilung von lokalem und cloudbasiertem Speicher werden die zeitaufwändige Verwaltung reduziert, die Produktivität gesteigert und Kosten gespart.

Abschaffen der physischen Aufbewahrung und Aufrechterhalten der Datenkontrolle

Personalabteilungen mit dokumentenlastigen Prozessen arbeiten mit verschiedenen Formularen – angefangen bei Verträgen über Beurteilungen bis hin zu Krankmeldungen. All diese Dokumente müssen verarbeitet, gespeichert und sicher aufgerufen werden können. 

Die Einführung einer zentralen elektronischen Dokumentenablage spart Zeit und Kosten, indem digitale Dokumente von jedem Gerät aus bereitgestellt werden. Mit der Verwaltung von Benutzerrechten (Lese-/Schreibberechtigungen) wird die Dokumentsicherheit geschützt, da der Zugriff kontrolliert wird und bei digitalen Interaktionen gleichzeitig Bearbeitungen nachverfolgt, Genehmigungen unterstützt und Zusammenarbeit sowie Reaktionszeiten verbessert werden.

Die PDF-Verschlüsselung schützt Dokumente, die auf lokalen oder cloudbasierten Servern gespeichert sind.

 Sicherer Zugriff auf vertrauliche Dokumente

Die MFPs von OKI sind mit integrierter Sicherheit ausgestattet, um vertrauliche Informationen zu schützen. 

Dies umfasst eine Funktion für den verschlüsselten sicheren Druck für sicheres Drucken und die Authentifizierung des Benutzerzugriffs, um die umfassende Vertraulichkeit von Dokumenten sicherzustellen und so die Richtlinien zum Dokumentenmanagement des Unternehmens einzuhalten.

Die Bereitstellung des Zugriffs auf eine Dokumentenablage direkt über die Smart MFPs von OKI vereinfacht das Drucken auf Abruf und stellt sicher, dass Mitarbeiter die aktuellen Formulare, Handbücher und andere wichtige Vorlagen bei Bedarf drucken. So werden Massenkommunikationen und das Risiko reduziert, auf veraltete und ungültige Dokumente zuzugreifen.

Sicherstellen der sozialen Verantwortung des Unternehmens und Fördern umweltfreundlicher Initiativen

Alle Organisationen haben die Pflicht, ihre Umweltbelastung soweit möglich zu verringern. 

Umweltfreundliche Druckanwendungen wie „Tiefschlaf“-Modus und „Automatisches Ausschalten“, die in zahlreichen Geräten von OKI enthalten sind, sparen Energie ein. 

Die Verwendung von Schwarzweiß- und Duplex-Druck als Standardoption und der Wechsel zu OKI Smart Managed Document Solutions können dazu beitragen, den Verbrauch zu überwachen und zu kontrollieren und somit die Betriebskosten zu reduzieren. 

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Die Smart Solutions von OKI unterstützen einen sicheren, durchsuchbaren elektronischen Speicher und Workflow, sodass Recruitment- und Onboarding-Prozesse beschleunigt werden und einfacher zu verwalten sind.
• Das Dokumenten- und Inhaltsmanagement spart Zeit und Speicherkosten, verbessert Zusammenarbeit und Reaktionszeiten und ermöglicht Benutzern, über jedes Gerät auf elektronische Systeme zuzugreifen.
• Die Zugriffsberechtigungen für Systeme und Dokumente schützen vertrauliche Daten und stellen Best-Practice-Prozesse und die Compliance von Unternehmensdokumenten sicher.
• Umweltfreundliche Druckereinstellungen und Managed Document Solutions erhöhen die Kontrolle, reduzieren Betriebskosten und tragen zu CSR und Umweltschutz bei.

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