OKI Lösungen für die Finanzabteilung


Office-Lösungen für die Finanzabteilung

Wenn es um die Verwaltung des Workflows geht, sehen sich Finanzabteilungen mit dokumentenlastigen Prozessen komplexen Herausforderungen gegenüber. 


Die Menge an papierbasierten Dokumenten und Berichten für die Kreditorenbuchhaltung nimmt kontinuierlich zu, sodass vorhandene Workflows verlangsamt werden und ein Sicherheitsrisiko darstellen.


Die Teams sind immer ausgelasteter und benötigen sich schnell anpassende Lösungen, welche die Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Ausgabe von Dokumenten optimieren, um die Produktivität und Effizienz bei gleichzeitiger Erfüllung von Compliance- und Sicherheitsanforderungen zu steigern.

Wichtigste Herausforderungen

  • Manuelle und zeitintensive Prozesse im Debitorenbereich müssen automatisiert werden, um Effizienzen zu steigern, die Produktivität zu erhöhen und Fehler zu minimieren.
  • Die Verarbeitung von Papierrechnungen und anderen Dokumenten der Kreditorenbuchhaltung kann teuer und zeitaufwendig sein sowie negative Auswirkungen auf die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten haben.
  • Zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften müssen Dokumente, ganz gleich ob papierbasiert oder digital, sicher an einem zentralen Ort aufbewahrt werden, damit sie nur von befugten Personen problemlos aufgerufen werden können.

Wie OKI Ihnen helfen kann, Ihr Geschäft voranzubringen

Automatisieren Sie Ihren Debitorenprozess zur Bereitstellung von Workflow-Effizienzen

Unzureichend automatisierte Debitorenprozesse können zu Verzögerungen führen und die Profitabilität beeinträchtigen. 


Rechnungen und Briefe auf vorgedrucktem Briefpapier sorgen für zusätzliche Kosten. 


Der in den intelligenten Druckern und MFPs von OKI enthaltene Druckertreiber berücksichtigt diese Herausforderungen, indem die Auswahl der richtigen elektronischen „Overlay“-Vorlage und der Einstellungen des Druckauftrags ermöglicht wird. 


Sobald der Druckauftrag gesendet wurde, können die Dateien für einen einfachen Aufruf elektronisch archiviert und indexiert werden. Dadurch werden die Kosten für eine physische Aufbewahrung sowie die Kopierkosten reduziert, die Produktivität gesteigert und der Cashflow optimiert.

Konsolidieren Sie die Kreditorenbuchhaltung, um Zeit zu sparen und Lieferanten zufriedenzustellen

Viele Unternehmen verlassen sich auf fehleranfällige manuelle Prozesse im Bereich der Kreditorenbuchhaltung. Dies kann zu Verzögerungen führen und sich auf die Lieferantenbeziehungen auswirken. 


Ein integriertes Document Management System mit Smart MFPs von OKI, bei dem die manuelle Eingabe entfällt, scannt und indexiert papierbasierte Dateien, sodass die Workflow-Prozesse effizienter werden. 


Die Technologie für die optische Zeichenerkennung (OCR) bzw. die Barcodeerkennung kann Lieferantenrechnungen im Document Management System verknüpfen. So werden Suche und Aufruf vereinfacht.

 

Digitalisierte, elektronische Dokumente besitzen dieselbe Gültigkeit wie papierbasierte Dateien, sparen Zeit und Kosten für die physische Aufbewahrung ein.

Schützen Sie vertrauliche Finanzdaten und stellen Sie die Compliance sicher

Die Vertraulichkeit von Kundendaten und die Compliance sind gefährdet, wenn Best Practices in der Finanzabteilung nicht befolgt werden. Somit sind Sicherheit und Datenschutz von entscheidender Bedeutung.

 

Die integrierten Methoden von OKI zur Benutzerauthentifizierung (Benutzername/Kennwort, PIN-Nummer oder IC-Karte) tragen zum Schutz der Vertraulichkeit von Dokumenten bei, indem der Zugriff auf Druckgeräte kontrolliert wird.

 

Mit den Smart MFPs und den Document Management Systems von OKI kann der Benutzerzugriff kontrolliert werden. Gleichzeitig lassen sich Interaktionen, Bearbeitungen und Versionen nachverfolgen, sodass die Zusammenarbeit, Reaktionszeiten und Genehmigungen verbessert werden können. 


Sie ermöglichen eine PDF-Verschlüsselung zum Schutz von Dokumente, die auf lokalen oder cloudbasierten Servern gespeichert sind, sodass Rechtsvorschriften unterstützt und Best Practices sichergestellt werden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Das Portfolio von OKI an intelligenten MFPs unterstützt in Kombination mit unseren Document Management Systems vollständig digitale, automatisierte Workflows, die den Debitorenprozess optimieren, sodass Sie den Cashflow in Ihrem Unternehmen verwalten und kontrollieren können.
  • Allein durch die Verwendung der Scanfunktion zusammen mit einem Document Management System können Rechnungen schnell und effizient verarbeitet werden. Dadurch werden Debitorenprozesse rationalisiert, Zeit und Ressourcen eingespart, kostspielige Fehler reduziert und die Beziehungen zu Lieferanten verbessert.
  • Durch die Möglichkeit, Dokumente sicher und effizient scannen, aufbewahren und aufrufen zu können, werden bei gleichzeitiger Maximierung der Produktivität die Vertraulichkeit von Dokumenten gewahrt und Sicherheitsrisiken minimiert.

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Wenn Sie weitere Informationen benötigen oder einen Termin mit einem unserer Experten vereinbaren möchten, setzen Sie sich umgehend mit uns in Verbindung.

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