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Numérisation et distribution

La numérisation des documents peut apporter une aide aux entreprises qui rencontrent des difficultés en raison d'un espace de stockage physique réduit. En passant à des flux dématérialisés avec un accès électronique instantané et des règles de routage automatique, vous pouvez limiter le gaspillage tout en réalisant des économies de temps et d'argent. La technologie OCR (reconnaissance optique des caractères) ajoute de la valeur en convertissant les documents numérisés en texte électronique avec fonction de recherche qui peut être modifié, enregistré dans un format d'archivage, distribué et indexé.

Gestion des documents et des contenus

Les processus de traitement manuels des documents, fastidieux et routiniers, peuvent être rationalisés via la personnalisation des flux de travail automatisés. Les utilisateurs souhaitent généralement des numérisations dont les métadonnées sont ajoutées directement à un dossier de stockage centralisé ou sur le cloud. En outre, l'accès et l'extraction d'informations spécifiques vers ou depuis un appareil mobile ou un multifonction intelligent doivent être effectués au sein d'un environnement sécurisé et robuste.

Sécurité et production

La programmation d'un multifonction avec accès sécurisé (par code PIN ou carte d'identité par exemple) peut prévenir la perte d'informations sensibles, un risque qui peut s'avérer coûteux et dangereux pour votre entreprise. L'application de règles de sortie (ex. : impression multiple) permet d'associer le lancement d'une tâche d'impression à une action physique de l'utilisateur. Cela évite les impressions non désirées et limite le gaspillage.

Mobilité et BYOD*

Aujourd'hui, les employés mobiles peuvent lancer des impressions à distance lors de leurs déplacements à partir d'un ordinateur portable, d'une tablette ou d'un smartphone. Pour autoriser ce libre accès, les appareils intelligents doivent proposer une fonctionnalité permettant de lancer des impressions à partir d'un appareil mobile de façon pratique et sécurisée.

Gestion des appareils et des contrats

L'outil de gestion des appareils garantit une visibilité totale des activités d'impression et permet de gérer les contrats et les accords signés avec les partenaires de façon proactive. La surveillance en temps réel de l'utilisation de l'appareil, de la consommation du toner, de la consommation d'électricité et des alertes de réparation et d'entretien permet de réaliser des gains d'efficacité supplémentaires tout en limitant les temps d'arrêt.

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