Office-Lösungen von OKI


Office-Lösungen

Der moderne Arbeitsplatz entwickelt sich ständig weiter, da die Fortschritte innerhalb der IT Innovationen beschleunigen. 


Ein Drittel der Unternehmen planen aktiv Ihre Teilnahme an einer digitalen Welt [IDC 2015]. 


In der Tat haben bereits viele Unternehmen effiziente Workflows und andere automatisierte Geschäftsprozesse für die Dokumenterfassung implementiert, um die Produktivität von Mitarbeitern zu steigern und den sicheren Zugriff auf Dokumente zu jeder Zeit und von überall aus bei gleichzeitiger Reduzierung von Kosten bereitzustellen.

Wichtigste Herausforderungen

  • Papierbasierte Prozesse sind für Unternehmen mit mehreren Standorten zu unzuverlässig. Jedoch kann der Wechsel zu effizienteren elektronischen Workflows entmutigend sein. Langsame, manuelle Dokumentprozesse kosten Zeit und erhöhen die Aufbewahrungskosten.
  • Den Unternehmen sind die Sicherheitsbedrohungen beim Drucken bekannt, jedoch verfügen sie nicht alle über ausreichend Ressourcen, Budget oder Fachwissen, um diese zu berücksichtigen. Branchenbestimmungen sind unter Umständen komplex und schwierig einzuhalten. Das sichere Erfassen und Weiterleiten von Dokumenten durch das Netzwerk stellt häufig eine Herausforderung dar
  • Durch Trends wie mobiles Arbeiten und BYOD (Bring-your-own-Device) müssen Unternehmen Mitarbeitern die Flexibilität geben, sicher über persönliche oder unternehmenseigene Smartphones, Tablets und Laptops zu drucken.
  • Das Überwachen und Kontrollieren von Druckgeräten ist zeitaufwändig und schwierig. Fehler lassen sich nicht leicht identifizieren und Systeme können möglicherweise nicht mehr genutzt werden, wenn Verbrauchsmaterialien ausgehen, was Zeit und Geld kostet.

Wie OKI Ihnen helfen kann, Ihr Geschäft voranzubringen

Verbessern des Dokumenten-Workflows und der Dokumenten-Verwaltung

Mit der richtigen Ausstattung zum Konvertieren und Integrieren von papierbasierten Dokumenten in elektronische Workflows vereinfachen die Office-Lösungen von OKI ausgelasteten Büros und Arbeitsgruppen, Dokumente zu erfassen und zu indexieren, relevante Daten zu extrahieren und an Fax- sowie E-Mail-Anwendungen, freigegebene Netzwerkordner, Cloud-Repositorys und Content-Management-Systeme zu verteilen. 


Durch die Möglichkeit, Interaktionen, Bearbeitungen und Versionen nachverfolgen zu können, werden Zusammenarbeit, Reaktionszeiten und Genehmigungen verbessert. 


Die Digitalisierung von papierbasierten Dokumenten und das Speichern eingehender Dateien in durchsuchbaren Formaten (wie PDF/A) spart Kosten für die Aufbewahrung und ermöglicht eine langfristige Archivierung elektronischer Dokumente. 

Minimierung von Bedrohungen mit einer sicheren Dokument- und Druckumgebung

OKI unterstützt Organisationen dabei, Richtlinien für Unternehmensdokumente und das Drucken zu definieren, sodass die Sicherheit beim Drucken proaktiv überwacht und verwaltet werden kann. 


Die Authentifizierung durch Benutzer-PIN oder der Zugriff per IC-Karte kann in Kombination mit einer Pull-Druck-Lösung eingeführt werden, um die Zugänglichkeit von Dokumenten zu verwalten und zu vermeiden, dass vertrauliche Dokumente unbeaufsichtigt an Druckern oder MFPs zurückgelassen werden.


Zusätzlich werden erhebliche Einsparungen erzielt, da unnötige Ausdrucke vermieden werden.


Mit einer zusätzlichen PDF-Verschlüsselung werden Dokumente geschützt, die auf lokalen oder cloudbasierten Servern gespeichert werden. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass Best-Practice-Prozesse sowie Compliance-Anforderungen von Regierungen und Branchen eingehalten werden.

 Steigern Sie die Flexibilität und halten Sie die Produktivität Ihrer mobil arbeitenden Mitarbeiter aufrecht

Neben herkömmlichen Büros erwartet die wachsende mobile Belegschaft einen schnellen Zugriff auf Dokumente, Anwendungen sowie geschäftliche Produktivitätstools. 


Die Smart Printer und MFPs von OKI, die mit mobilen Geräten und Cloudanwendungen kompatibel sind, maximieren zusammen mit integrierten Lösungen die Flexibilität.

 

Fachkräfte müssen nicht länger im Büro anwesend sein, um Dokumente freizugeben. 


Das Speichern und Indexieren von Dateien auf einem zentralen Server oder in einem Cloud-Repository ermöglicht der mobilen Belegschaft und Organisationen mit mehreren Standorten einen schnellen Zugriff, um aktuelle und bedarfsorientierte Inhalte von jedem Standort aus zu drucken. So entfallen Kosten für die Verteilung.

Druckverwaltung und Budgets unter Kontrolle halten

Nur wenige Unternehmen haben Zeit, vermeidbare Ausdrucke zu überwachen oder sich mit unerwarteten Fehlern und ausgegangenen Verbrauchsmaterialien zu beschäftigen. 


OKI bietet effiziente Lösungen für das Systeme- und Vertragsmanagement und agiert so als wichtige Stütze für Unternehmen jeglicher Größenordnung. Sie erhalten Einblick in die Druckaktivitäten einzelner Systeme und des gesamten Druckernetzwerks.


Automatisierte Verbrauchsmaterialverwaltung, Reporting und Online-Fernüberwachung unterstützen Organisationen dabei, die Leistung zu bewerten, Systeme effizienter zu verwalten und weniger Zeit mit Fehlern und der Bestellung neuer Verbrauchsmaterialien zu verbringen. 


Berichte zur historischen Trendentwicklung vereinfachen die genaue Vorhersage von Kosten, sodass Unternehmen vorausplanen können.

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Verbessern Sie Effizienz und Produktivität durch einen Wechsel zu papierlosen Workflows, indem Sie Dokumente scannen und an mehrere Standorte senden, wobei Sie gleichzeitig die Reaktionszeiten durch eine schnellere Zusammenarbeit dank eines zentralen und kosteneffektiven Speichers verbessern.
  • Übernehmen Sie die Kontrolle für Sicherheit, stellen Sie die Compliance sicher und schützen Sie vertrauliche Dokumente
  • Ermöglichen Sie Ihrer mobilen Belegschaft, sicher über unterschiedliche Büros und Remotestandorte zu drucken
  • Überwachen und kontrollieren Sie Systeme, verfolgen Sie die Nutzung und sparen Sie Zeit mit einer automatisierten Verbrauchsmaterialverwaltung, Reporting, Fehlerbenachrichtigungen und Servicealarmen  

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